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La gestión de inventarios es uno de los temas más importantes en la gestión estratégica de las empresas ya que existe la posibilidad de que desencadenen problemas relacionados con los mismos, ya sea que no coincida el conteo con las existencias físicas, que exista desabasto, o te quedes con mercancía que no se vende, es muy importante que se tomen cartas en el asunto lo antes posible ya que éstos pueden llegar a representar pérdidas de dinero muy importantes para tu empresa. Estos errores en control de inventarios, es fundamental que los tengas presentes para evitar caer en ellos.
Errores en el control de inventarios
1. No considerar el tiempo de re-abastecimiento de tus proveedores
Cuando se planea la demanda esperada, la empresa puede incurrir en el error de no considerar para sus fechas de pedidos y reorden el tiempo de respuesta del proveedor, el cual consiste en la capacidad (en días) del mismo para realizar un abastecimiento a tu empresa.
No tomar en cuenta este tiempo que tarda tu proveedor en entregar el producto puede causar que en caso de escasez del producto, de una demanda extraordinaria y otras situaciones puedas quedarte sin el producto y no poder cumplir con tu cliente, lo que redituaría en una pérdida de venta, mala imagen y posiblemente puedas perder un cliente por no tener la capacidad de respuesta. Es importante que consideres la cantidad de inventario que debes tener de un producto si el tiempo de respuesta de tu proveedor es tardado para evitar complicaciones con los clientes, así mismo debes de evaluar la confiabilidad de los tiempos de entrega de tu proveedor.
>> Beneficios de un sistema de control de inventarios
2. Manejar muchos códigos de productos (SKU) diferentes
Es natural que con el tiempo y la operación de la empresa se vayan agregando nuevos SKU’s o códigos de producto, sin embargo esto es un asunto al que debes prestar atención. Un síntoma muy claro de que la cantidad de SKU’s existentes en tu almacén es mayor que el óptimo y se ha vuelto problemático es cuando puedes observar que cuentas con muchos artículos de poco volumen cada uno lo que causa un conflicto en la logística del almacén, esto puede implicar que pierdas el enfoque de los productos que realmente generan valor para la compañía, de igual manera tener bien definidos los SKU’s hará más sencillo el manejo de tus existencias.
3. Administrar todos los productos de la misma manera
Un paso muy importante al gestionar tu inventario es tener clasificados tus artículos para tener una visión más panorámica de con qué tipo de productos cuentas y la mejor manera de gestionar cada uno de ellos. Pensar que todos los productos se pueden gestionar y controlar de manera estandarizada es una visión limitada de tu operación ya que no todos los productos tienen el mismo nivel de venta y de rotación.
¿Por qué es importante diferenciar tus productos para mejor control de inventarios?
• Porque esto te permitirá contar con metas de venta realistas para cada uno de los productos, según su comportamiento de ventas.
• Te podrás enfocar en los artículos que te generan más utilidades, según la técnica de Pareto el 20% de tus productos representan el 80% de la demanda, por tanto es importante identificar a cuáles darles prioridad.
• Te permitirá conocer más acertadamente las cantidades de consumo y tiempos de cada uno, evitándote tener costos extras por ejemplo, por mantener inventario de baja rotación en altas cantidades.
Consejos para un control de inventarios eficiente
4. No predecir acertadamente la demanda esperada
La planeación y estimación de la demanda esperada es un dato fundamental que debes conocer para evitar tanto desabasto como inventario en exceso los cuales en ambos casos te generarán costos extras. Un error muy común es por ejemplo, no anticipar periodos en lo que puede haber incremento en la demanda y no tengas capacidad para cumplir con los compromisos pactados con el cliente.
Existe también el caso opuesto donde por temor a quedarse sin producto, los encargados de almacenes mantienen un exceso en inventarios lo que representa mucho dinero inactivo que puede afectar tu capital de trabajo y disminuir de manera importante tus utilidades. La mercancía guardada en una bodega por más del tiempo estimado corre riesgo de dañarse, volverse obsoleto y depreciarse haciendo más difícil que realices su venta y perdiendo dinero con esta situación.
Es importante que mantengas registros del movimiento de tus diferentes productos y de las distintas temporadas, si es que aplica para tu negocio para que puedas estimar tu demanda esperada de manera más certera, ayudándote de distintos métodos de cálculo existentes.
5. Falta de automatización
El inventario es una parte medular de las operaciones de tu mediana empresa y un factor importante en su desempeño, así como en las utilidades, por lo tanto su manejo debe ser lo más eficiente para asegurar que no estés incurriendo en gastos innecesarios ni dejando de ganar utilidades.
Tener control del inventario a base de diversos archivos en hojas de cálculo o formatos en papel es una tarea complicada, pueden existir muchos factores que colaboran a no tener un buen control de tu inventario bajo una visión integral como un excesivo papeleo o información desactualizada, esto no te permite tener una visión integral de lo que está sucediendo ni tomar decisiones a tiempo para entrar en un ciclo de mejora continua.
6. Personal con entrenamiento inadecuado
Existen errores que podrían ser evitados si cuentas con el personal adecuado y capacitado constantemente para el tema de manejo de inventarios, si tus colaboradores encargados del conteo y administración de las existencias no tienen la preparación necesaria y conocimiento de los productos es posible que puedan incurrir en fallas, lo que hará que tu inventario no sea confiable.
Al contar con un sistema de control de inventarios automatizado y capacitar a tus empleados a utilizarlos, les estarás dando herramientas muy valiosas con lo cual podrán llevar una administración y planeación de las mercancías de manera más eficiente y sobre todo, con una visión completa del proceso. El tiempo ahorrado gracias a la tecnología, permitirá que tu equipo de trabajo pueda enfocar sus recursos a planear mejor y generar estrategias para permitir que el inventario tenga mejor comportamiento en tiempos y cantidades, lo que aportará para la rentabilidad de tu organización.
7. Sistemas ineficientes de control de inventarios
El almacén es un área de tu empresa que requiere de un monitoreo y control constante ya que los errores que se generan en éste, la mayoría de las veces reditúan en un gasto o pérdida para la empresa, para esto es fundamental que cuentes con un control eficiente tanto de los procesos como de los indicadores clave.
El control del inventario es un aspecto esencial para el buen funcionamiento de tu empresa, dado que su manejo se puede prestar a robos, mermas y desperdicios lo que puede tener un fuerte impacto sobre la productividad y por tanto las ganancias de tu compañía. De igual manera es primordial la buena organización dentro del almacén en cuanto a productos y personal así como asegurarte de contar con la infraestructura necesaria porque eso facilitará llevar una gestión más controlada y eficiente, podrás detectar de manera más rápida necesidades, áreas de oportunidad y acciones a tomar.
Toma en cuenta que lo más importante es que puedas identificar el origen de estos problemas que puedan presentarse en tu manejo de existencias para corregirlos a tiempo y generar un ciclo de mejora continua mediante el cual tu proceso sea más productivo.
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Para tener un mejor control sobre tus inventarios, una visibilidad integral y una planeación de abastecimiento más acertada es importante que cuentes con una herramienta tecnológica que te ayude a realizarlo, el Software SAP Business One cuenta con la experiencia de haber ayudado a muchas empresas como la tuya a gestionar sus almacenes, reducir sus costos relacionados a éstos y por tanto, aumentar su rentabilidad y eficiencia.
Si en tu empresa no cuentas con alguna herramienta que te ayude a simplificar este proceso y asegurar el control de la información, te recomiendo acercarte a empresas que te las puedan proporcionar como CorpoNet con SAP Business One. Solicita la Demo SAP Business One para conocer mucho más. 
Julio Castro | Director General CorpoNet
