La planeación de compras es una labor a la cual debe darse la importancia debida pues, cuando las empresas no tienen un adecuado control sobre este departamento pueden presentarse afectaciones tanto en la administración y operación del negocio como en las finanzas.

Mientras que cuando las compañías administran correctamente las compras, pueden generar ahorros importantes que a su vez contribuyen a mejorar la rentabilidad de la empresa. Por ello, muchas organizaciones han buscado la manera de mejorar este proceso a través de diversos esfuerzos.

Si consideras que en tu empresa aún existen áreas de oportunidad sobre la planeación de compras, no te preocupes, en Corponet estamos comprometidos a proporcionarte información de valor que ayude a mejorar el desarrollo de tu negocio. Por eso, en esta entrega queremos compartirte algunas recomendaciones para optimizar tu proceso de planificación de compras, de tal forma que puedas tener un departamento más organizado y que opera de la mejor forma posible.

4 tips para optimizar tu proceso de planeación de compras

A continuación te platicamos algunos consejos que puedes aplicar para mejorar la planeación de las compras que se realizan en tu compañía:

1. Mantén un monitoreo constante de tu inventario

Es necesario que te mantengas siempre al pendiente de tu inventario, ya que esto te da la oportunidad de conocer:

• - Qué insumos y consumibles se terminan con mayor rapidez y requieren reabastecerse rápidamente.

• - Si existe materia prima disponible para continuar con el proceso de producción sin generar afectaciones en los clientes o en la operación de la empresa.

• - Qué productos tienen mayor rotación y requieren un resurtido inmediato para no afectar la satisfacción de tus clientes.

• - Qué productos tienen baja rotación para evitar recompras innecesarias.

2. Establece tu planeación de compras anual

Este consiste en una estimación de las adquisiciones que se prevén realizar durante el año siguiente. Aunque si bien es cierto que puede tener variaciones a lo largo del año, te ayudará a tener, de manera anticipada, mayor claridad sobre los recursos que habrás de destinar para esto y en qué momento será necesario llevarlo a cabo.

Para definir esta planeación de compras, puedes tomar en consideración diversos datos como por ejemplo:

• - La cantidad de materias primas, insumos, bienes, servicios y consumibles adquiridos durante años previos.

• - El inventario actual.

• - La información sobre las ventas efectuadas en el año anterior.

• - Los pedidos que existan por entregar próximamente.

3. Gestiona con tus proveedores 

Una vez que has realizado tu planeación de compras anual tienes la oportunidad de detectar si necesitas nuevos proveedores para productos que anteriormente no se han adquirido.

También, podrás hacer mejores negociaciones con ellos, ya que podrás solicitar descuentos o precios preferenciales al plantearles la planeación de compras que tienes con cada uno durante el siguiente año.

Asimismo es recomendable que desde entonces establezcas las expectativas en cuanto a las condiciones comerciales (calidad, plazos de entrega, servicio post venta, etc.)

Si consideras que puedes tener una relación a largo plazo con algún proveedor es recomendable que busques la posibilidad de establecer una alianza estratégica, la cual les permita tener mayores beneficios a ambos.

4. Automatiza el proceso

Llevar a cabo todo tu proceso de compras de forma automática te ayudará a tener mayor orden dentro del departamento y a ahorrar tiempo y recursos. En ocasiones, cuando no se cuenta con herramientas tecnológicas que apoyen a esta área, el personal de compras destina mucho tiempo a realizar ciertas actividades como por ejemplo a la búsqueda de proveedores.

Sin embargo, con la ayuda de un sistema como los sistemas ERP no sólo se pueden automatizar las labores de compra, sino que se pueden integrar otras áreas de la empresa que tienen relación con este departamento, de tal forma que todo opera de manera orquestada y las operaciones fluyen con mayor facilidad.

¿Qué ventajas te brinda la planeación de compras en tu empresa?

• - Te permite hacer una mejor definición de los requerimientos de cada compra.

• - Te da la oportunidad de obtener mejores precios y condiciones con los proveedores.

• - Se reducen los costos administrativos, al tener menos operaciones de compras.

• - Te ayuda a tener menores costos de inventario, gracias a que la correcta planeación disminuye el stock y los costos asociados.

• - Amplía las posibilidades de tener los productos y materiales que necesitas de manera oportuna.

• - Te permite tener una mejor distribución de la carga de trabajo tanto en el departamento de compras como en otros que también participan en el proceso, ya que ya se tiene estimado en qué momento se deben realizar las compras y las actividades relacionadas a éstas.

Llevar a cabo las recomendaciones anteriores es muy sencillo cuando te apoyas en una herramienta como SAP Business One, ya que este software ERP puede ayudarte a automatizar tu proceso de compras, a que puedas tener una planeación de compras más eficiente gracias al asistente que te permite estimar las necesidades y programar compras. También te da la oportunidad de gestionar a tus proveedores, de dar seguimiento de las facturas y pagos correspondientes, entre otras cosas.

Además, cuenta con funciones específicas para otras áreas importantes de tu compañía como: Inventarios, bancos, finanzas, planeación y producción, ventas y CRM, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, inteligencia de negocios y movilidad.

¿No estás seguro de necesitar un sistema ERP?  Te recomendamos responder el siguiente test, el cual te ayudará a descubrir si tienes problemas en el área de Compras de tu empresa.

Julio Castro | Director General CorpoNet| SAP Business One México