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Al igual que para las grandes organizaciones, el tiempo para las pequeñas y medianas empresas es un activo muy valioso, ya que cada segundo se traduce directamente al hecho de alcanzar un mayor éxito con menos trabajo y obtener ganancias de manera más rápida, para así lograr un mejor aprovechamiento de los recursos disponibles y contar con resultados más efectivos.
Por eso, en una época en la que se espera que los colaboradores sean capaces de realizar múltiples tareas al mismo tiempo y de manera eficiente para lograr más en menos tiempo, contar con un software de gestión que permita agilizar las tareas más importantes se convierte en una necesidad, sobre todo para las empresas en crecimiento.
Un software ERP (Enterprise Resource Planning) es una herramienta que agrupa en una base de datos centralizada toda la información de las áreas tanto operativas como administrativas de la organización relacionadas con la planificación, gestión de materia prima, control en la producción, compras, finanzas, manejo de inventarios, comunicación, ventas y distribución.
Asimismo, es capaz de ayudar a las organizaciones a gestionar el ritmo de intercambio de información tanto dentro de la compañía (entre los distintos departamentos y áreas), como fuera de ella (con proveedores, clientes, etcétera).
¿Cómo ayuda un ERP a ahorrar tiempo en los procesos de negocio?
En Corponet sabemos que la optimización de procesos en una organización en crecimiento como la tuya es un trampolín para aumentar la rentabilidad, generar mayor competitividad en el mercado y alcanzar el éxito.
Por eso hoy te compartimos 4 maneras en las que un software ERP puede ayudar a tu empresa a disminuir los tiempos de planificación, administración, producción y otros procesos clave para aumentar la productividad.
4 formas de ahorrar tiempo en tu empresa en crecimiento con un software ERP
1. Reportes e información disponibles en una única base de datos
¿Cuánto tiempo pasan tus colaboradores registrando datos de productos, clientes o proveedores en un software de hojas de cálculo como Microsoft Excel?
La actualización de inventarios, proveedores o clientes es un proceso continuo que debe ser alimentado de manera constante y compartido con el resto de los departamentos de manera periódica, lo que genera incongruencias en las versiones que cada área puede tener y aumenta los riesgos de posibles errores o malos entendidos.
Un software de gestión de negocios mantiene toda la información agrupada en una misma base de datos y es actualizada de manera instantánea, lo que además de reducir los tiempos de recaptura de información permite que todas las áreas manejen los mismos datos, se facilite la comunicación en toda la cadena de suministro y se reduzca al mínimo el margen de posibles errores.
Esto aumenta al máximo nivel la productividad de tus colaboradores, ya que al contar con un sistema que clasifica y ordena la información de forma automatizada, se requiere un menor esfuerzo tanto administrativo como operativo que puede ser aprovechado por ellos para enfocar sus tareas en procesos de verdadero valor para la organización.
2. Toma de decisiones rápidas y asertivas
Todos los días los gerentes se ven obligados a tomar decisiones difíciles y de gran impacto para la organización en lo que respecta a ganancias y sostenibilidad a corto y largo plazo. Muchas veces estas decisiones están basadas en las previsiones o estimaciones del mercado y la manera cómo la empresa ha trabajado en un periodo determinado de tiempo.
En el pasado, muchas de estas decisiones debían ser tomadas con datos insuficientes, desactualizados o inexistentes en ciertas áreas; lo que ha llevado a los gerentes a tomar más tiempo y cometer errores.
Un sistema de gestión de negocios es capaz de generar informes y análisis estadísticos con información integrada, real, actualizada y confiable de manera instantánea, para que las decisiones sean asertivas y los planes estratégicos vayan en pro del aumento de la productividad y las ventas.
3. Atención al cliente más efectiva
El éxito de una organización en crecimiento es directamente proporcional al número de clientes satisfechos con los que cuenta. Un sistema de gestión de negocios te permite integrar toda la información esencial de un cliente en una sola plataforma, para así atender sus consultas, aclarar sus dudas y brindarle información actualizada sobre sus pedidos de manera instantánea.
Al mantener la información dividida por departamento, los tiempos de respuesta se alargan de forma exagerada, lo que puede causar insatisfacción en el cliente y confusiones.
4. Movilidad
Muchos gerentes deben tomar decisiones y llevar un control de las actividades de la organización incluso fuera del horario laboral, de lo contrario, las acciones deben esperar hasta el día siguiente cuando la persona responsable pueda utilizar un ordenador para visualizar las tareas pendientes.
Esto vuelve más lentos el resto de los procesos y no sólo genera pérdidas de tiempo para la organización sino también de dinero.
Algunos ERP, como SAP Business One, te brindan la oportunidad de descargar la aplicación móvil del software en teléfonos iPhone o Android, en una tableta u otros dispositivos portátiles y acceder a la información de la empresa de manera sincronizada desde cualquier lugar con conexión a Internet.
Asimismo, un sistema ERP te permite llevar un control de las autorizaciones y revisar, aprobar o denegar autorizaciones pendientes (como por ejemplo órdenes de compras, descuentos, etcétera) mediante la generación de alertas, que también te da la oportunidad de hacer un seguimiento de facturas pendientes por cobrar, reuniones, pagos, entre otros.
Para que las organizaciones modernas alcancen el éxito es crucial contar con un software ERP que les permita aumentar la productividad, tomar decisiones asertivas de manera más rápida, mejorar la comunicación tanto interna como externa y, por supuesto, ahorrar tiempo.
El sistema de gestión de negocios para empresas en crecimiento SAP Business One te ayuda a aumentar los ingresos, reducir los costos operativos y simplificar los procesos críticos de la organización con base en las mejores prácticas de negocio para posicionarla en un lugar privilegiado en el mercado.
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Julio Castro | Director General CorpoNet
