A menudo, la adopción de un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) representa un momento clave para una empresa en crecimiento que busca escalar sus operaciones, optimizar procesos y centralizar la gestión de la información. Sin embargo, la simple instalación del software no garantiza el éxito; el verdadero desafío reside en la migración de datos, un proceso que determina si el nuevo sistema operará con información confiable, estructurada y lista para impulsar la toma de decisiones.
La relevancia del tema queda clara al considerar que, según estimaciones de Gartner, los errores en los datos cuestan a las empresas un promedio de 15 millones de dólares al año. Aún más preocupante es que el 60% de las organizaciones ni siquiera mide el impacto de estos fallos, lo que significa que operan sin tener visibilidad del desperdicio, las pérdidas y las ineficiencias que generan al basar sus procesos en información defectuosa.
Para empresas en crecimiento, una migración bien ejecutada es fundamental para habilitar la continuidad operativa, multiplicar la capacidad de análisis, mejorar la calidad de las decisiones y acelerar la adopción de procesos estandarizados.
Considerando la importancia del tema, hemos escrito este blog post en el que exploramos las mejores prácticas, los riesgos más frecuentes y las recomendaciones clave para asegurar que la transición hacia un ERP, como SAP Business One, se realice de manera ordenada, estratégica y con el máximo aprovechamiento del valor que ofrece la información corporativa.
Comencemos por el principio, dejando en claro qué es la migración de datos ERP. La migración de datos es el proceso de mover datos históricos y operativos desde los sistemas de origen preexistentes (como hojas de cálculo, bases de datos heredadas o aplicaciones de negocio antiguas) hacia la nueva base de datos estructurada del sistema ERP. Este proceso no es una simple "copia y pega"; implica una serie de transformaciones clave:
La migración de datos es uno de los pasos más determinantes en la implementación de un ERP dentro de una empresa, especialmente cuando se encuentra en crecimiento. Y es que no se trata solo de trasladar información de un sistema a otro; se debe garantizar que la nueva plataforma se alimente de datos correctos, consistentes, completos y disponibles desde el primer día. Sin una migración sólida, incluso la mejor solución ERP puede fracasar, pues las decisiones clave dependen directamente de la calidad de la información.
¿Por qué es especialmente importante para empresas en crecimiento? Estas son algunas buenas razones:
Durante una migración de datos hacia un ERP es habitual encontrar obstáculos que pueden afectar la continuidad operativa, la calidad de la información y el aprovechamiento del nuevo sistema. Identificar estos problemas de forma anticipada y contar con estrategias claras para resolverlos permite minimizar riesgos, reducir retrabajos y asegurar que la plataforma arranque con datos confiables desde el primer día.
Es común que los sistemas origen contengan registros con información faltante; esto genera fallos durante la carga o inconsistencias operativas en el nuevo ERP. La solución es realizar una depuración previa con reglas de negocio claras, establecer validaciones obligatorias y complementar la información antes de la migración.
Los datos duplicados provocan confusión y errores operativos en el nuevo sistema. Para evitarlo, se recomienda ejecutar procesos de duplicación mediante algoritmos de coincidencia, normalizar identificadores (RFC, ID fiscal, número de cuenta, etc.) y definir criterios de unicidad antes de la carga.
Es frecuente que los datos provengan de diferentes sistemas con formatos heterogéneos. Para corregirlo, se aplican reglas de estandarización y transformaciones en el proceso ETL, asegurando que toda la información ingrese al ERP con un formato unificado.
En proyectos de migración de gran volumen, los errores durante la carga son habituales. La mejor práctica es realizar cargas piloto por lotes pequeños, documentar errores detectados, ajustar reglas de transformación y repetir hasta asegurar estabilidad antes de la carga final.
Incluso con datos perfectos, una migración puede fracasar si los usuarios no confían o no saben interpretar la información en el nuevo ERP. La solución incluye entrenamientos prácticos, soporte en piso durante el arranque, participación temprana de los usuarios en pruebas y comunicación clara sobre los beneficios operativos del nuevo sistema.
En la puesta en marcha de un ERP, como SAP Business One, la migración de datos es un proceso sensible, ya que garantiza que la nueva plataforma empiece a operar con información confiable, limpia y consistente. Para lograrlo, las empresas necesitan aplicar un enfoque estructurado que reduzca riesgos, evite retrabajos y facilite la adopción del nuevo sistema. A continuación, algunas de las mejores prácticas para asegurar una migración exitosa.
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Involucra al usuario final desde el inicio. La calidad técnica de los datos es importante, pero la adopción por parte del usuario lo es aún más. Capacitar, comunicar beneficios y permitirles participar en pruebas mejora la confianza en el sistema y acelera la curva de aprendizaje.
En el caso específico de Business One, te compartimos 10 mejores prácticas en la migración de datos bajo los estándares de SAP.
1. Depura los datos iniciales: Este es el momento de revisar los datos de tus clientes, proveedores y artículos para eliminar los que ya no están en uso o no estén vigentes. Una buena regla es que si no han tenido movimiento durante el último año probablemente no los necesitarás en el nuevo sistema.
2. Verifica las codificaciones: Considera la opción de verificar si los códigos de tus productos se encuentran vigentes o bien si representan y hacen sentido en las diferentes áreas de la empresa. Si decides modificarlos informa a las áreas involucradas antes de que inicien su uso en el sistema para que les permitas familiarizarse con la nueva codificación.
3. Mantén uniformidad en términos de longitud y estructura, de manera que si tus códigos son de 10 caracteres, donde las dos primeros son letras y los 8 siguientes son números consecutivos, uses esa regla general para estructurar los diferentes códigos. Esto facilitará el manejo de los datos y su análisis.
4. Recuerda hacer uso de guiones (-) o caracteres de separación que permitan hacer legibles los códigos que apliquen y también crear espacios por si decides agregar códigos al mismo segmento.
5. Presta atención a proporcionar información real y actualizada, evitando traer información irrelevante que se acumula con el uso y el tiempo. Recuerda que contar con tu software ERP es una oportunidad importante para operar bajo las mejores prácticas de negocio.
6. Asegúrate de validar la información que legalmente es necesaria para tu proceso de facturación, como son el RFC de cada cliente y su dirección fiscal. Si esta información no es correcta o no está completa te generará un problema que puede retrasar tu operación.
7. Asegúrate de ingresar la información adicional que te sirve para obtener reportes, tales como grupos, familias y categorías, si tienes duda de como clasificar tus datos maestros, piensa en la información que deseas obtener (artículos más vendidos, clientes por zona, etc).
8. No te quedes con dudas al llenar los formatos para cargar la información, pregunta todo lo que sea necesario a tu consultor ERP y utiliza ejemplos con los datos que ya tienes en uso para que exista mayor claridad.
9. Consolida información entre las diferentes áreas para que los datos estén completos, toma en cuenta que la información que usa el área de compras no será la misma que el área de finanzas. Por esto es importante que exista comunicación y trabajo en colaboración de los distintos departamentos.
10. Toma en cuenta que los datos maestros son los pilares de la estructura del sistema, por esto es muy importante que involucres a las personas indicadas para garantizar que este esfuerzo de una sola vez sea satisfactorio y puedas sacar el máximo provecho de tu nuevo ERP.
La migración de datos es un proceso de gran importancia para la implementación de un ERP. Es el momento en que es importante asegurarse que no pierdas información relevante de tus operaciones pero al mismo tiempo de comenzar a trabajar con los datos necesarios y de valor únicamente.
En un proyecto de implementación, el ERP es tan sólido como los datos que lo alimentan. SAP Business One ofrece a las empresas en crecimiento una plataforma potente para centralizar la información, automatizar procesos y tomar decisiones mejor fundamentadas. Sin embargo, ese valor solo se materializa cuando la migración de datos se realiza de forma rigurosa, planificada y orientada a la calidad.
Si tu empresa está por implementar SAP Business One o quieres asegurar que sus datos lleguen limpios, completos y listos para impulsar el crecimiento, Corponet te acompaña en cada etapa del proceso. Contáctanos y hablemos sobre cómo llevar tu migración de forma ordenada, eficiente y sin impactos negativos para la operación.
Julio Castro | Director General CorpoNet | SAP Business One México