Más que nunca, las presiones del mercado exigen que los negocios hagan más con menos. Los directores y propietarios de todas las industrias buscan constantemente administrar sus negocios de manera más efectiva a través de tecnologías que empiedren a los colaboradores e innoven la forma de hacer las cosas a pesar de tener recursos limitados, aumento de los competidores, cambios en las demandas comerciales, un mercado en constante evolución, etc.

Entonces, ¿Cómo mantener el ritmo? ¿Cómo asegurar que se tiene la información correcta para tomar las decisiones correctas?

El éxito de todo esto depende de que las soluciones de apoyo funcionen plenamente, y las actualizaciones de los productos son tan importantes como para que la alta dirección deba comprender plenamente tanto el calendario como el plan del proyecto. 

Si actualmente usas un ERP en tu negocio, es necesario encontrar el equilibrio adecuado entre la actualización periódica del sistema y la minimización de los costos y las interrupciones del negocio.

¿Por qué es tan importante mantener el sistema ERP siempre actualizado? En este post te contamos la importancia de actualizar constantemente esta herramienta.

La importancia de actualizar el sistema ERP de tu Pyme

Actualizar el sistema ERP ayuda a mantener tu sistema funcionando sin problemas a través del acceso continuo a actualizaciones, paquetes de servicio, actualizaciones de impuestos y normativas que pueden ser necesarias, y más. Con un sistema en su última versión, se garantiza que los colaboradores tienen todo lo que necesitan para hacer bien su trabajo, ahorrando tiempo, esfuerzo y gastos, así como una variedad de nuevas características y mejoras que brindan eficiencias reales.

Al permanecer en la última versión, tu negocio tiene acceso a nuevas funciones y capacidades y puede ayudarle a aprovechar las nuevas funciones y tecnologías para mantenerse por delante de sus competidores.

Veamos con detalle las ventajas de tener tu sistema ERP siempre actualizado:

Rendimiento óptimo del sistema

Mantener el software ERP actualizado mejora la experiencia del usuario y la eficiencia general del producto garantizando que el ERP funcione con un rendimiento óptimo, al tiempo que reduce el tiempo de inactividad de los empleados debido a ralentizaciones del sistema, preguntas de los usuarios y soluciones. 

Las actualizaciones introducen mejoras y mejoras en el rendimiento y el entorno multiusuario en toda la solución, lo que permite realizar las tareas diarias en una fracción del tiempo.

Acceso a nuevas funcionalidades

Mantenerse en un plan de mantenimiento activo asegura el acceso a nuevas funciones que se enfocan en ayudar al negocio a ser más eficiente en sus tareas diarias, permitiéndole enfocarse en lo más importante: crecer. 

Un enfoque innovador y con base a las mejores prácticas

La actualización del sistema ERP permite a los líderes implementar fácilmente procesos comerciales y flujos de trabajo basados en las nuevas mejores prácticas de la industria.

También permiten optimizar los procedimientos operativos estándar para garantizar que toda la fuerza laboral adopte las nuevas funciones del sistema. 

Si bien, las actualizaciones toman tiempo por adelantado, pero ayudan a ahorrar tiempo a largo plazo.

Siempre al día con las regulaciones

Las novedades y cambios en la legislación vinculada al marco del mercado cada vez más frecuentes. Por suerte, las operaciones comerciales llevadas a cabo a través del ERP han de adaptarse a todas las vicisitudes legales que puedan surgir a lo largo del tiempo. 

Y esta adaptación es algo que tan sólo se puede conseguir a través de las actualizaciones que el proveedor de software pueda ofrecerte.

Menor costo total de propiedad

Si bien muchas empresas se enfocan en reducir costos a corto plazo, las que tienen éxito en los mercados actuales buscan ganar más tracción en el futuro. Reducir el costo total de propiedad de tu sistema ERP es sin duda un objetivo importante. Sin embargo, es necesario equilibrar el valor total de propiedad que se puede demostrar de manera más intangible mediante un mejor servicio a los clientes y socios comerciales, una mayor productividad del personal y la limitación del tiempo dedicado a los problemas de TI. 

Estas estrategias de actualización de ERP y las mejores prácticas pueden superar fácilmente a todos los demás factores.

En el caso del ERP, la señal más evidente que indica la necesidad de actualizar el sistema llega cuando sus funcionalidades ya no son capaces de cubrir las necesidades. Un programa obsoleto se convierte en una barrera para continuar creciendo, por lo que llega el momento de actualizarlo o renovarlo. La gran duda es si recurrir a las actualizaciones que los desarrolladores ponen a disposición de las empresas o si, directamente, instalar uno completamente nuevo.

¿Cómo saber si es momento de actualizar tu ERP o renovarlo?

Decidir si actualizar o renovar tu ERP es un tema importante que depende en gran medida de las circunstancias del negocio, del proveedor en el que te estés apoyando y de los años que el sistema tenga instalado.

En un principio, es necesario plantear junto a los tomadores de decisiones o usuarios clave si el sistema sigue siendo válido para los procesos y objetivos del negocio. En el caso de que la respuesta sea positiva, es probable que actualizar el sistema sea suficiente para asegurar el funcionamiento adecuado.

En cambio, si notas que el software ERP actual sólo da señales de obsolescencia y evidentemente, sus funcionalidades se han quedado demasiado cortas para el negocio, es una clara señal de que necesitas nuevas personalizaciones que son imposibles de conseguir con una actualización, entonces la mejor opción es implementar un sistema ERP nuevo.

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Igualmente, implementar un sistema ERP nuevo es aconsejable en los casos en los que las cuotas de mantenimiento sean demasiado elevadas. Si además, el negocio cuenta con varios sistemas diferentes, la recomendación general es cambiar el software para que facilite una gestión integrada.

Un consultor como Corponet puede ayudarte a descubrir si necesitas actualizar tu sistema o implementar uno nuevo. Sabemos que la actualización o implementación de un ERP representa retos y cambios en la organización, es un proyecto muy importante que va a demandar tiempo, esfuerzo y la participación de todas las áreas que forman la empresa, no obstante, si existe un compromiso mutuo de parte del proveedor y del cliente durante todo el proceso, el resultado será una exitosa integración de tus operaciones, acceso a información completa para toma de decisiones así como un crecimiento acelerado y controlado de tu empresa.

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Julio Castro - Director General | Corponet SAP Business One México