En cualquier organización, el éxito no depende únicamente de tener buenas ideas o de un equipo talentoso; requiere sistemas sólidos que garanticen que las acciones se alineen con los objetivos estratégicos. Es aquí donde entra en juego el control administrativo de una empresa, un proceso esencial que permite dirigir los recursos y esfuerzos de manera eficiente.
Su relevancia se vuelve aún más evidente al considerar el contexto mexicano, en el que más del 99% de las empresas son pymes, contribuyendo con el 48% del PIB y generando el 78% del empleo. Sin embargo, el 76% de estas pequeñas y medianas empresas todavía no se han incorporado plenamente a la economía digital, lo que limita su potencial de crecimiento y competitividad.
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Implementar un sistema de control administrativo robusto no solo ayuda a estas empresas a operar con mayor eficiencia, sino que también constituye un paso clave hacia su modernización, facilitando la integración de tecnología, la mejora de procesos y la toma de decisiones basada en datos.
En este post descubrirás qué es el control administrativo, por qué es esencial para alinear la estrategia con la operación diaria y cómo puede marcar la diferencia en la eficiencia y crecimiento de una empresa.
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El control administrativo es el proceso mediante el cual una organización supervisa, evalúa y corrige sus actividades para asegurar que los objetivos, planes y políticas se cumplan de manera eficiente, oportuna y conforme a lo establecido.
Su propósito no es “vigilar”, sino asegurar que lo que se planea realmente se ejecute, que los recursos se utilicen de forma eficiente y que los resultados estén alineados con los objetivos del negocio.
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En una organización, el control administrativo implica comparar el desempeño real con los resultados esperados, evidenciar inconsistencias y aplicar acciones correctivas que permitan optimizar y fortalecer la toma de decisiones.
Este proceso incluye un conjunto de funciones interrelacionadas que permiten a las organizaciones operar de manera eficiente:
Existen varios tipos de control administrativo que los gerentes pueden implementar en una empresa. Lo ideal, es que estos controles se apliquen dependiendo de las necesidades del negocio y de la etapa de crecimiento en el que se encuentre. Veamos cuales son:
Control preliminar o preventivo
El control preventivo se realiza antes de hacer alguna acción o poner en marcha algún proyecto relevante para el negocio. La función de este tipo de control es garantizar que el proyecto en cuestión se lleve a cabo tal y como ha sido diseñado y sin correr ningún tipo de riesgo.
Control recurrente o simultáneo
Es un tipo de control que se lleva a cabo una vez puesto en marcha el proceso o proyecto con la intención de garantizar que todo se esté desarrollando de manera correcta, supervisando todas las etapas y asegurando que la calidad o la seguridad no esté comprometida.
Control de retroalimentación o correctivo
Es uno de los tipos de controles administrativos que se aplica al finalizar un proceso, proyecto o actividad en una empresa. Su propósito es analizar los resultados obtenidos, evaluar el desempeño del proceso y detectar oportunidades de mejora.
Control de desempeño o de gestión
El control de desempeño, también llamado de gestión, se enfoca en medir el cumplimiento de los objetivos estratégicos y operativos de la empresa. Para ello, utiliza indicadores clave de desempeño (KPIs) que facilitan la toma de decisiones informadas y permiten evaluar la eficiencia de los procesos internos, la productividad de los equipos y el cumplimiento de metas comerciales.
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En la gestión de una empresa, no basta con definir objetivos ambiciosos; es indispensable contar con una estructura formal que permita evaluar de manera sistemática si la organización avanza en la dirección correcta.
A esto se le denomina sistema de control administrativo, es decir, el conjunto de procesos, reglas, indicadores y herramientas que hacen posible ejercer el control administrativo de forma ordenada y continua.
La función principal de este sistema es asegurar la coherencia entre la planeación estratégica, la operación diaria y los resultados obtenidos. De esta manera, el control deja de depender de revisiones aisladas o de la experiencia individual de los directivos, y se convierte en un mecanismo institucional que facilita la toma de decisiones informadas y oportunas.
Una de las formas más efectivas de llevar este sistema a la práctica es mediante un ERP (Enterprise Resource Planning), que actúa como la columna vertebral de la información de la empresa.
Al integrar en una sola plataforma los datos financieros, operativos, comerciales y administrativos; el ERP proporciona la base tecnológica necesaria para medir, comparar y dar seguimiento al desempeño organizacional.
Utilizado correctamente, el ERP no sustituye al control administrativo, sino que lo habilita y lo fortalece. Convierte datos operativos en información gerencial, refuerza el control interno y permite a la dirección anticiparse a desviaciones y riesgos, en lugar de reaccionar cuando su impacto ya es significativo.
En la gestión empresarial, el sistema de control administrativo y el ERP operan como aliados naturales, donde la tecnología potencia la capacidad de gestión y decisión.
Los nuevos negocios se encuentran con nuevos retos cada día, como tener ventas rentables, mantener la calidad en sus productos, manejar el inventario, contar con el respaldo de una plantilla talentosa de trabajadores, etc. Las nuevas tecnologías contribuyen precisamente a enfrentar esos retos.
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Cuando el control administrativo se apoya en tecnologías empresariales, como un sistema ERP, puede brindar varias ventajas en una empresa:
En definitiva, implementar un control administrativo efectivo no solo permite monitorear y mejorar el desempeño de tu empresa, sino que también facilita su modernización y digitalización, elementos clave para mantenerse competitivo en el mercado actual. Herramientas como SAP Business One ofrecen una solución integral para gestionar operaciones, finanzas y ventas en tiempo real.
Julio Castro | Director General Corponet | SAP Business One®