Para cualquier Pequeña y Mediana Empresa (PyME) que quiera mantenerse en un crecimiento constante, es fundamental llevar un control de proveedores eficiente. Y es que éstos son una parte esencial para mantener el negocio en funcionamiento, debido a que determinan muchos de los costos del negocio y pueden afectar significativamente la calidad del producto o servicio.

Hoy, las necesidades comerciales cambiantes exigen que las empresas se concentren, desarrollen y gestionen las relaciones con sus proveedores de forma ágil y automática teniendo acceso a indicadores clave para tomar decisiones. De acuerdo con un estudio de Aberdeen, el desempeño de los proveedores mejora en un promedio de más del 25%, cuando se implementan métricas y procedimientos estándar.

Tabla de contenido:

¿Qué es la selección y control de proveedores?

¿Cómo llevar el control de los proveedores?

¿Cómo hacer un control de proveedores en Excel?

¿Cómo se miden los proveedores?

Una buena relación y un control eficiente de tus proveedores puede conducir a un aumento en tus ventas y un servicio confiable, pero una mala asociación puede generar clientes decepcionados, ganancias no realizadas y, en el peor de los casos, un negocio fallido.

Para conocer más sobre el tema, hemos desarrollado este blog post que, estoy seguro, te será de gran utilidad.

¿Qué es la selección y control de proveedores?

Más allá de la industria en la que se encuentre tu empresa, es claro que necesitas buscar socios de negocio que te brinden la materia prima o servicios necesarios para ofrecer al mercado tus propios productos o servicios. Esto hace inevitable la selección de proveedores, misma que se refiere al proceso de elección de la compañía o vendedor con quien tu negocio establecerá una relación comercial.

Elegir a los mejores proveedores es una de las decisiones más importantes que debe tomar una empresa. Para encontrar los correctos, las empresas deben considerar una serie de factores que incluyen: costos, calidad, seriedad y confiabilidad, y experiencia previa.

Pero no basta un estudio y análisis previo para tomar la decisión, también es importante que, una vez seleccionados, los proveedores cumplan en tiempo y forma con las condiciones que se establecen y las especificaciones realizadas; para lo cual es importante realizar un control de proveedores.

¿Qué es el control de proveedores? Este concepto se refiere a la implementación de medidas para regular la entrada y salida de bienes y servicios con respecto a las especificaciones cliente-proveedor con el fin de garantizar su cumplimiento. El control de proveedores se enfoca en elementos como: gestión de contratos, monitoreo continuo y evaluación de riesgos.

¿Cómo llevar el control de los proveedores?

Administrar a tus socios comerciales es una tarea difícil que requiere tiempo, atención, organización y recursos. No obstante, se trata de un proceso necesario, ya que tu empresa y tus proveedores están íntimamente vinculados, de manera que, lo que ellos hacen te afecta, para bien o para mal. Como resultado, es esencial poder monitorear, administrar y colaborar con toda tu base de proveedores de manera efectiva.

Una forma efectiva de mantener un control adecuado es contar con un sistema de control de proveedores que ayude a automatizar la carga y el procesamiento de datos. Estas son algunas de las herramientas y plataformas tecnológicas disponibles:

Excel: Aun cuando existen diversos tipos de software, este programa de Microsoft sigue siendo una herramienta importante para el control de proveedores. Es fácil de operar y muy conveniente para usar en el análisis de datos.

Sistemas ERP: Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) ayudan a gestionar el control de proveedores, simplificando y optimizando este proceso. ERP automatiza la planificación de la demanda y analiza el desempeño del proveedor en cuanto a costo, calidad y entrega a tiempo para que pueda mejorar continuamente su desempeño.

Business Intelligence: Estas herramientas tecnológicas nos ayudan visualizar la información relevante para tomar buenas decisiones. Tiene la ventaja de conectarse directamente a las bases de datos, lo que permite generar gráficos de forma automática.

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¿Cómo hacer un control de proveedores en Excel?

Muchas empresas comienzan su programa de gestión de proveedores utilizando Microsoft Excel. El control de proveedores con Excel permite tabular datos que se pueden usar como una base de datos; demás tiene un sistema de filtrado muy avanzado que ayuda a seleccionar diferentes datos de una amplia gama de datos tabulados.

Una hoja de cálculo simple para mantener el control de proveedores puede contener las siguientes columnas:

• Domicilio
• Correo electrónico
• Teléfono
• Producto
• Cantidad
• Precio
• Fecha del pedido
• Fecha de entrega

Se puede agregar conceptos según los necesitemos y, conforme se vayan llenando las celdas con los datos de los proveedores, aplicar filtros seleccionando los encabezados de columna.

Si bien el uso de Excel suele ser adecuado, a medida que tu base de proveedores crece y comienzas a desarrollar nuevas estrategias con tus proveedores, necesitarás más de lo que Excel puede ofrecer.

¿Cómo se miden los proveedores?

Para gestionar el control de los proveedores es necesario establecer y dar seguimiento a ciertos KPIs (Indicadores clave de desempeño), lo cuales darán visibilidad sobre qué tan bien cumplen con los requisitos de tu empresa.

Estos indicadores también podrán utilizarse para implementar medidas correctivas tan pronto se detecte una anomalía. Además, ayudarán a una mayor colaboración empresa-proveedores con el fin de brindar una visión de lo que es importante para tu organización.

Algunos KPIs para desarrollar relaciones estratégicas y aumentar la calidad del proceso de adquisición son:

• Cantidad ordenada vs cantidad recibida. Monitorea los datos de las órdenes de compra realizadas y de su operación de recepción. La medición generalmente se toma durante un período de tiempo determinado (a menudo mensual).

• Tiempo de entrega. Este KPI se mide en días. Los plazos de entrega más bajos son ideales, siempre que la calidad no se vea comprometida. Si los proveedores no cumplen repetidamente, deberás implementar medidas correctivas.

• Tasa de cumplimiento. Este KPI puede obtener información sobre qué tan bien cumple un proveedor con los requisitos comerciales acordados.

• Disponibilidad del proveedor. Mide la capacidad de un proveedor para responder rápidamente a los requisitos de emergencia.

Como hemos manifestado, mantener el control de los proveedores es una actividad desafiante. En este sentido, la tecnología se ha convertido en un aliado importante de las empresas en crecimiento, ayudándolas a integrar todos los datos y actividades empresariales en un mismo lugar para procesarlos de forma rápida.

El ERP de SAP Business One proporciona funcionalidades para el control de proveedores, ayudándote a lograr una visibilidad detallada de tus proveedores y a optimizar las operaciones durante todo el proceso.

Julio Castro | Director General Corponet | SAP Business One México