¿Sientes que a tu negocio le toma más tiempo del necesario conciliar las cuentas a fin de mes? ¿Desconfías de los datos e informes que entregan tus empleados?
A medida que un negocio crece, es inevitable que aumente la carga de trabajo administrativo. A menos que los procesos y tecnologías adecuadas para administrar las transacciones y la información se implementen desde el principio, podríamos decir que todas las pequeñas y medianas empresas tienen el riesgo de que su personal se vea abrumado en algún momento. El resultado y el riesgo es que podrían comenzar a aparecer grietas que impiden el crecimiento y la prosperidad.
Los pequeños negocios, especialmente los nuevos, a menudo comienzan sus operaciones con una mezcla de sistemas de software y aplicaciones. Un sistema de contabilidad, el correo electrónico, otra aplicación para mirar los datos de los empleados, la base de datos de inventario, varias hojas de cálculo y cientos de notas adhesivas en todos lados.
¿Está tu negocio en este grupo? Si bien, hasta no hace mucho la idea de adquirir un software ERP era un asunto exclusivo de las grandes corporaciones. Pero los tiempos han cambiado y el crecimiento de los competidores, los desafíos de la industria y las complejidades del mercado han obligado a las Pymes a adquirir herramientas mucho más sofisticadas para manejar sus recursos, prepararse y mantener una competitividad aceptable.
Pero, ¿Cómo saber que es tiempo de comprar un ERP para tu empresa? ¿Existe un momento adecuado para adquirir un software de este tipo? ¿Qué puede pasar si se esperas demasiado tiempo para llevar a cabo la implementación?
No existe una regla básica que pueda indicar con exactitud el momento adecuado para implementar un software ERP. Sin embargo, en nuestra experiencia trabajando como partners de SAP Business One podemos afirmar que existen situaciones comunes en las Pymes y demás empresas que indican que es momento invertir en una tecnología como esta.
¿Para qué un ERP?
Los sistemas de planificación de recursos empresariales, o ERP (por sus siglas en inglés, Enterprise Resource Planning) tienen la finalidad de integrar e incorporar información de todas las áreas de la empresa, al mismo tiempo que eliminan re-trabajos y procesos obsoletos, ayudando a:
- Reducir costos innecesarios
- Aumentar la productividad y rentabilidad de la empresa.
- Es importante destacar que el mayor impacto en el esfuerzo de planificación de los recursos de la empresa se consigue cuando todos los procesos y departamentos son integrados y optimizados, pudiendo trabajar en armonía.
- Consolidar toda la información de la operación en un solo sistema, una sola base de datos.
- Lo cual te permitirá tener control sobre el flujo de los procesos y a contar con reportes en línea, así como asegurar que las prácticas de negocio que siga la organización sean las más eficientes y que todas las partes estén trabajando coordinadamente para el cumplimiento de objetivos.
En este artículo de Corponet te compartimos las señales o situaciones que indican que necesitas adquirir un ERP para tu empresa hoy mismo:
Señales que indican tu empresa necesita implementar un ERP
Tus datos son inmanejables
Cuando no se cuenta con un sistema que ponga todos los datos en un mismo lugar, puede ser bastante confuso, tedioso y lento acceder o transferir información a diferentes departamentos. Si tu empresa tiene problemas para administrar los datos, entonces debes optar por ERP.
Por ejemplo, los ejecutivos dependen de las ventas y los números del inventario para tomar decisiones importantes sobre los movimientos del negocio. Los softwares independientes y procesos manuales son propensos a cálculos inexactos, datos desactualizados y reportes incongruentes.
Por eso, cuando los números no son precisos y los ejecutivos comienzan a desconfiar de ellos las cosas pueden tomar un giro peligroso y el riesgo de perder el control del negocio aumenta significativamente.
Un sistema ERP permite que los ejecutivos y todos los colaboradores cuenten con información precisa, en tiempo y forma sobre las finanzas del negocio, por lo que pueden estar seguros de que los números son confiables.
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Los departamentos no están colaborando entre sí
Otra clara señal de que necesitas adquirir un ERP para tu empresa es cuando tus departamentos dejan de hablar el mismo idioma. ¿Imaginas lo que ocurriría si el departamento de ventas espera llegar a los 10 millones para el primer trimestre pero solo hay inventario suficiente para vender 5 millones?, la empresa estará destinada al fracaso.
Para que un negocio sea realmente productivo y pueda crecer debe contar con equipos de trabajo que funcionen de manera sincronizada y persiguiendo los mismos objetivos. La falta de comunicación entre los diferentes departamentos de la empresa es una de las razones más comunes por las cuales éstas recurren a un sistema ERP.
Cuando todas las áreas de tu negocio se integran es posible mantener una planificación encaminada al éxito y con un ERP esto es posible, ya que permite la integración del negocio de principio a fin no solamente con el equipo interno, sino también con proveedores, clientes y socios.
Cuando existe una mayor integración de parte de todos los miembros son mayores los beneficios y el nivel de rendimiento, lo que se traduce a un mayor control, el cual es altamente necesario, sobre todo para pequeños y medianos negocios en etapa de crecimiento.
Los sistemas que estás usando actualmente son cada vez más lentos y costosos
Ejecutar múltiples sistemas de software puede costar bastante dinero. Por eso, reducir la cantidad de sistemas de software que usas en tu negocio libera recursos de TI y reduce los costos relacionados con la ejecución de múltiples soluciones.
Además, un ERP no es un sistema costoso como muchos piensan. Un 35% de las empresas que utilizan ERP afirman que el costo de implementación supone apenas del 1 al 3 por ciento de sus ingresos anuales. Adoptar un software ERP puede eliminar la necesidad de pagar por múltiples sistemas, costos de hardware e incluso, la necesidad de emplear más personal.
La experiencia de tus clientes es negativa
¿Está tu negocio entregando un servicio de atención al cliente rápido y receptivo? Si los datos de tu negocio están divididos en diferentes aplicaciones probablemente tus vendedores no estén atendiendo en el menor tiempo posible.
Para poder mantener a tus clientes felices, necesitas estar equipado con datos bien organizados y esto solo puede lograrlo un software ERP que no solamente te ayudará a aumentar tus servicios, sino que ordenará los datos y los hará más accesibles.
Por poner un ejemplo, a medida que las empresas crecen uno de sus mayores desafíos es la gestión del inventario. Garantizar que la cantidad correcta de productos se encuentren en el lugar correcto y en el momento adecuado es una parte vital de las operaciones comerciales.
Cuando las ventas, el inventario y los datos de los clientes no se encuentran sincronizados, pueden ocurrir problemas graves que sin duda, afectan el servicio ofrecido y las experiencias de los clientes con la empresa.
Con un sistema ERP es posible que los representantes de ventas sean capaces de responder a las preguntas y demandas de los clientes, como por ejemplo: El estado de sus pedidos, envíos, estados de pago, problemas de servicio, etc.
Tu empresa está creciendo muy rápido
Otras de las situaciones más comunes por las que los negocios comienzan a necesitar un ERP es el crecimiento. Muchas compañías pequeñas pueden llevarse bien con las hojas de cálculo y el correo electrónico pero una vez que crecen, es inevitable que los objetivos comerciales cambien y comiencen a necesitar herramientas mucho más completas y seguras.
Si tu negocio está comenzando a experimentar un crecimiento rápido es posible que los sistemas actuales simplemente no puedan cumplir con los requisitos que crean los nuevos objetivos. No implementar un ERP podría traer problemas graves como la pérdida de ingresos, calidad de servicio deficiente, mala gestión de los recursos, pérdida de oportunidades, etc.
La contabilidad es cada día más complicada
La contabilidad es el primer departamento que más se beneficia de un sistema de software ERP y cuando un negocio comienza a crecer, este es el departamento que más rápido comienza a sufrir.
Preparar facturas en papel y conciliar bancos manualmente puede tomar muchas horas, esto además de ser abrumador puede significar una pérdida considerable de productividad y de negocios. Con un software ERP tu equipo contable puede conciliar las cuentas en segundos. Considera todo el tiempo que tus empleados podrán tener libre para ocuparlo en tareas más productivas.
Si luego de leer este artículo has notado que tu empresa presenta alguna de estas señales entonces es momento de adquirir un ERP.
La gestión contable y financiera de tu empresa es ineficiente
Complementando el punto anterior, uno de los signos más claros de que tu empresa requiere un ERP tiene su origen en el área financiera de tu empresa. Si la práctica diaria en este departamento incluye facturas, órdenes de venta, seguimiento a cobranza, todo en papel o en sistemas que no te facilitan la obtención de información y requieren re-capturar los datos, es momento de que consideres cuánto tiempo está siendo utilizado en tareas que podrían realizarse en menos tiempo con una herramienta tecnológica como un ERP.
Otra señal importante puedes verla en el tiempo que toma a tus colaboradores presentar los reportes financieros ya que están gastando tiempo en consolidar información de distintas fuentes, conciliando datos o recolectándolos de manera manual. Con un ERP tu equipo de trabajo puede ser más productivo al procesar la información si les evitas las tareas que no generan valor y que pueden ser realizadas de forma más sencilla con un sistema de gestión.
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No cuentas con acceso a información estratégica de manera ágil y oportuna
La información es un recurso vital para las compañías ya que es la base de las decisiones estratégicas y no tenerla en tiempo y forma puede representar pérdida de oportunidades de negocio y de crecimiento de la empresa. Al momento de tener que tomar una decisión de negocio importante, ¿necesitas combinar información de distintas fuentes para recolectar los datos necesarios?, de ser así puedes constatar que es una tarea que consume tiempo y esfuerzo que podría ser utilizado para resolver situaciones de manera rápida y más acertada.
Con un ERP puedes tener una visión completa de tu negocio en cualquier momento con información actualizada y confiable, de esta manera tu empresa operará de forma más organizada.
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¿Qué pasaría si una empresa ignora estas señales de advertencia y sigue operando sin un sistema ERP?
Si no adoptas un ERP después de ver las señales de advertencia tu negocio podría enfrentar problemas graves como por ejemplo: Incapacidad para crecer y desarrollarse, calidad de servicio deficiente, malas relaciones con los clientes, riesgo de pérdida de ingresos, aumento de errores, entre otros. Si luego de leer este artículo has notado que tu empresa presenta alguna de estas señales entonces es momento de comenzar a apoyarte en soluciones tecnológicas.
SAP Business One es una herramienta sencilla pero poderosa, diseñada especialmente para empresas en vías de crecimiento. Puede ayudarte a mejorar los procesos de tu negocio, maximizar la operación y así darle el impulso que necesita para operar como grande y tener éxito en el mercado.
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Julio Castro | Director General CorpoNet | SAP Business One®
