Seleccionar cualquier solución de software para tu negocio, independientemente de su nivel de uso previsto, puede ser una tarea con muchas dificultades potenciales en el camino.
Por lo tanto, cuando apenas se empieza a evaluar la opción de sistema ERP en la que invertir, es importante que como líder de negocios o emprendedor conozcas los pasos que debes seguir para garantizar que los procesos de adquisición se ejecuten de la manera más fluida y correcta posible.
Es por eso que hemos preparado este post en el que reunimos 5 pasos a seguir para elegir el mejor ERP para tu empresa. Estos pasos han sido ordenados de acuerdo a nuestra experiencia como partners de SAP® software en México y expertos en implementación de tecnologías ERP en los cuales hemos ayudado a cientos de PyMES a tener éxito en sus proyectos de transformación digital
Estos son los 5 pasos que debes seguir para elegir el mejor ERP para tu Pymes:
Es importante comenzar con la evaluación de las necesidades que tiene tu empresa. Por suerte, algo de lo que no puedes quejarte hoy día es la falta de opciones. Hay una gran cantidad de opciones de software disponibles para tu pequeño o mediano negocio hechas a la medida y con su propio conjunto de características y especializaciones que pueden servir para mejorar muchas áreas.
Para comenzar con la evaluación, es necesario crear una lista clara y extensa de requisitos, tomando en cuenta que funciona bien actualmente en el negocio, qué desafíos enfrentan y qué se necesita para mejorar. Reúne un equipo con responsables de las distintas áreas clave de tu negocio y prepara junto a ellos una lista clara y extensa con requisitos básicos antes de salir a buscar opciones y decidir cuál comprar.
Dado que un sistema o software ERP Pymes es ante todo una iniciativa comercial, el segundo paso para elegir la opción adecuada es analizar los procesos actuales comerciales e incluir cómo crees que deberían ser los procesos en el futuro.
Estos procesos y requisitos eventualmente deberían usarse para que los posibles proveedores de software demuestren las capacidades de sus productos dentro del contexto de las necesidades únicas de tu empresa.
Una vez claras las necesidades y expectativas de tu empresa con respecto al nuevo software ERP es necesario desarrollar criterios estándares para evaluar a los proveedores. Estos criterios pueden incluir aspectos como: funciones, precios, certificaciones, casos de éxito, experiencia en la industria, tipo de plataforma o cualquier otra especificación que el equipo encargado considere relevante.
Probablemente a estas alturas ya tengas tu correo electrónico y tu teléfono lleno de propuestas y mensajes de proveedores de software ERP, así que este es el momento de comenzar a programar llamadas telefónicas, entrevistas presenciales o demostraciones en línea con los representantes de ventas y expertos en productos de los proveedores que cumplan con los criterios previamente establecidos.
Obtén una primera impresión sobre cada empresa e intenta tomar nota de las diferencias entre los proveedores con los que conversas.
Limita la lista a dos o tres candidatos de proveedor a los que te gustaría seguir evaluando verificando cuidadosamente la experiencia, la reputación y las características del paquete ERP, el soporte de implementación y cualquier otro detalle que los proveedores den por adelantado.
Antes de hacer la preselección, solicita a los candidatos que demuestren la funcionalidad y la capacidad de escalar. Elige una opción de sistema que pueda crecer con tu empresa y para ello, no solamente debes mirar las funcionalidades que necesitas en este momento, sino también las características que pueda necesitar el negocio a largo plazo.
Recuerda que un ERP es una inversión a largo plazo, por lo que la solución debe ser lo suficientemente flexible como para acomodar procesos empresariales en evolución y nuevas iniciativas en tu empresa y que sea lo suficientemente escalable como para incluir usuarios adicionales.
Para terminar con la preselección, comunícate con los proveedores seleccionados y programa llamadas de seguimiento para obtener más información sobre cómo sus productos podrían ser útiles para tu negocio. Durante las entrevistas, verifica que el sistema o software ERP sea flexible, las personalizaciones exitosas requieren de un amplio conocimiento tanto del sistema ERP como de las necesidades del negocio para comprender cómo personalizar mejor una solución o configurar las muchas funciones disponibles del sistema y hacerlo único.
Este es el momento para despejar dudas y aclarar las preocupaciones o limitaciones del sistema que estés considerando, asegúrate de que el proveedor cuente con un equipo de desarrolladores y expertos en integración con historial y experiencia comprobada.
Además, en este paso también es importante dejar claro el presupuesto y qué es lo que incluye. Recuerda que los paquetes ERP se venden como suites, pero esto no significa que tu negocio tiene que comprarlo de esa manera, también pueden comprarse módulos separados más adelante a medida que la propia empresa los requiera e integrarse luego con ayuda del partner experto.
Prepara preguntas específicas que quisieras que cada proveedor responda durante las llamadas o entrevistas de seguimiento.
Es necesario que durante este paso estén involucrados todos los representantes de los distintos departamentos de tu empresa. El hecho de que cada área del negocio pueda ver una demostración del sistema antes de comprarlo formalmente es ideal para recibir sus comentarios, puntos de dolor y preocupaciones.
Asegúrate de que todos estén de acuerdo en que los proveedores son capaces de hacer lo que prometen e insiste en ver el ERP trabajando en tiempo real.
El último paso y uno de los más importantes es verificar las referencias del proveedor. Habla con otras empresas que hayan implementado sistemas ERP de proveedores que estés considerando y pregunta qué les gusto, qué no les gusto, si recomendarían al proveedor en cuestión, etc.
Preocúpate y toma el tiempo necesario en obtener tanta información como sea posible antes de tomar una decisión final y una vez que hayas tomado una decisión final, dedica tiempo a analizar todo el proyecto de principio a fin para establecer los objetivos más importantes y definir el camino que te lleve al éxito.
Recuerda que parte del éxito en la implementación de un ERP para Pymes se debe a la elección de un consultor o proveedor adecuado y que en Corponet te ofrecemos nuestro servicio de consultoría ERP. Somos el partner de SAP Software con más casos de éxito publicados, contamos con un grupo de consultores certificados y además, más de 15 años de experiencia nos respaldan.
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Julio Castro | Director General CorpoNet | SAP Business One®