Seleccionar un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) es una de las decisiones más estratégicas que puede tomar una empresa en su camino hacia la eficiencia operativa y el crecimiento.
Sin embargo, no se trata de implementar cualquier solución, es fundamental elegir el más adecuado entre los distintos tipos de ERP disponibles, según las necesidades del negocio. Solo así se podrá maximizar su valor y asegurar una implementación exitosa.
De acuerdo con Gartner, más del 70% de las implementaciones de sistemas ERP no logran cumplir con los objetivos de negocio que originalmente motivaron su adopción. Incluso, un 25% de estos proyectos terminan en un fracaso rotundo, con pérdidas de tiempo, recursos y capital.
Estas cifras no solo reflejan los retos técnicos de los ERP, sino también el impacto de una elección inadecuada de la solución o del proveedor, y una falta de alineación entre el sistema y las verdaderas necesidades del negocio.
Conscientes de los múltiples desafíos que implica seleccionar un sistema ERP, hemos desarrollado este blog post como una guía práctica. Nuestro objetivo es ayudarte a realizar una evaluación cuidadosa y estratégica que te permita tomar decisiones informadas y alineadas con las verdaderas necesidades de tu empresa.
¿Cómo elegir un ERP para mi empresa?
Aquí compartimos una guía práctica con los aspectos clave que toda empresa debe considerar al momento de elegir entre los diferentes tipos de ERP.
Escalabilidad y flexibilidad
Uno de los errores más comunes al elegir un ERP es enfocarse únicamente en las necesidades actuales de la empresa. Sin embargo, el sistema debe ser capaz de crecer al ritmo del negocio.
Tu lista actual de requisitos y necesidades no debería ser lo único que oriente tu decisión de compra. También debes considerar qué funciones necesitarás a medida que tu negocio crezca o las experiencias cambien en el futuro. Un sistema de gestión de recursos ERP debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse a las necesidades a medida que el negocio crece y se expande.
Evita aquellas opciones de ERP que podrían quedar obsoletas en 5 o 10 años, necesitas una opción de sistema que tenga la flexibilidad incorporada. De lo contrario, tu sistema de gestión de recursos ERP “inflexible” será un obstáculo para el crecimiento de tu Pyme.
Lo que esto significa es que debe mirar más allá de las características estándar que ofrece un sistema y considerar la facilidad con la que tu sistema de gestión de recursos ERP se adaptará a las necesidades comerciales cambiantes y la adopción de tecnologías emergentes.
Tomando en cuenta este criterio, asegurarás contar con un ERP capaz de acompañar a tu negocio en el presente y en el futuro, y eso es muy importante.
Movilidad para usuarios
Los estudios han demostrado que darles a los empleados la capacidad de trabajar desde cualquier lugar y momento que consideren oportuno aumenta considerablemente la productividad en los negocios. Entonces, si la funcionalidad móvil del ERP es limitada, esas ganancias de eficiencia serán imposibles de alcanzar.
Lo que no deseas hacer es atar a tus empleados a los escritorios y sus oficinas. ¿Imaginas tener a un vendedor sin la capacidad de acceder a los datos del cliente durante una reunión fuera de la oficina? ¿Qué tan eficiente crees que sería su trabajo y su capacidad de negociar? Los datos comerciales deben ser accesibles desde cualquier lugar donde se desarrollen los negocios.
Por ello, otro criterio que debes tomar en cuenta al momento de elegir un ERP es seleccionar una solución con capacidades móviles, así todos podrán tener acceso a los datos desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Esto significa que cuando tus colaboradores estén en movimiento, podrán acceder fácilmente a flujos de trabajo y datos clave para evitar la inactividad y trabajar mejor.
Facilidad de uso
Cada área funcional de la empresa trabajará a diario con ciertos tipos de datos, sin utilizar otros tipos. Es por esto que un criterio a tomar en cuenta al momento de elegir un ERP es que la experiencia del usuario debe ser personalizable para cada usuario de modo que solo se presente la información más relevante.
Básicamente, un buen sistema de gestión de recursos ERP podrá presentar la información correcta a las personas adecuadas en el momento adecuado de una manera sencilla y accesible.
Al momento de elegir un ERP debes buscar una experiencia de usuario excelente y personalizable. En el caso de que necesites crear soluciones torpes para localizar y contextualizar el sistema de gestión de recursos ERP, eso es una señal de alerta, porque el sistema debería tener esto ya incorporado.
Costo total de propiedad
Es fácil quedar atrapado en los costos iniciales, muchos líderes toman la decisión de adquirir un ERP a primeras cuando ven un precio inicial muy bajo, que en un primer momento, podría significar un ahorro importante de dinero para el negocio.
Pero lo que realmente debes considerar es el costo total de propiedad (TCO) a largo plazo. Recuerda que el ahorro en la compra de un ERP es un esfuerzo inútil si finalmente el proyecto es un fracaso o si el proyecto termina excediendo el presupuesto en 50%, 100% o hasta 200%.
Considera los costos de implementación a largo plazo relacionados con la gestión de cambios. Lo normal, es que el sistema de gestión de recursos ERP pueda configurarse para reflejar tus procesos comerciales del estado futuro, de modo que tus procesos evolucionen junto a tu ERP y tu proveedor.
Funcionalidades e implementación
Es esencial verificar que el sistema incluya funcionalidades alineadas con el core business de la organización. Además, debe ofrecer opciones de personalización para adaptarse a procesos particulares sin comprometer la estabilidad del sistema.
Implementar un ERP puede tardar desde semanas hasta varios meses, dependiendo de su complejidad y del tamaño de la empresa. Aunque es tentador elegir soluciones que prometen implementaciones ultrarrápidas, es importante equilibrar velocidad con calidad.
Asegúrate de que exista un equipo de soporte confiable, con tiempos de respuesta adecuados, y que las nuevas versiones del sistema se liberen con regularidad, sin afectar el rendimiento ni los datos existentes.
Recomendaciones o testimonios de clientes
Un proveedor de sistema de gestión de recursos ERP debería poder darte referencias de algunos clientes con los que puedes comunicarte y obtener una visión interna de todo el proceso de implementación.
Es importante tener en cuenta que no puedes centrarte solo en el software en sí, sino considerar cuidadosamente la experiencia de colaboración que aporta el equipo de implementación del proveedor y su nivel de conocimiento técnico/comercial general para asociarse con negocios como el tuyo.
En muchos casos en los que un sistema de gestión de recursos ERP no cumple con las expectativas, no es necesariamente porque el software fuera deficiente, sino que algo salió mal durante el proceso de implementación, como una comunicación inadecuada con el proveedor.
Solución adaptable
Los proveedores de ERP más populares del mundo ahora tienen variaciones de sus productos construidos específicamente para diferentes industrias y modelos de negocios, cada uno con hosts de módulos adicionales, “configurables” hasta un grado que puede crear una solución a medida que satisfaga las necesidades específicas de tu negocio.
Sin embargo, es muy fácil quedar atrapado en las soluciones más glamorosas o populares cuando a menudo ocurre que una solución más liviana y lista para usar es todo lo que tu negocio necesita. Otras veces, es mejor encontrar un término medio, con la base de un ERP más liviano mejorado aún más al aprovechar los proveedores externos para ofrecer una solución altamente funcional y adaptada.
Es por esto que al momento de comprar ERP es importante considerar que hay muchas opciones, por lo que siempre vale la pena explorar completamente lo que está disponible y no dejarse atrapar por las soluciones que funcionan para otros.
Evaluación de necesidades
Es importante comenzar con la evaluación de las necesidades que tiene tu empresa. Por suerte, algo de lo que no puedes quejarte hoy día es la falta de opciones. Hay una gran cantidad de opciones de software disponibles para tu pequeño o mediano negocio hechas a la medida y con su propio conjunto de características y especializaciones que pueden servir para mejorar muchas áreas.
Para comenzar con la evaluación, es necesario crear una lista clara y extensa de requisitos, tomando en cuenta que funciona bien actualmente en el negocio, qué desafíos enfrentan y qué se necesita para mejorar. Reúne un equipo con responsables de las distintas áreas clave de tu negocio y prepara junto a ellos una lista clara y extensa con requisitos básicos antes de salir a buscar opciones y decidir cuál comprar.
Se trata de un proceso en donde se evalúan las necesidades internas de la empresa. Debido a la importancia de este aspecto, te compartimos: La guía para saber evaluar si un ERP cubre todas las necesidades de tu empresa.
También un checklist para saber si tu empresa está lista para implementar un ERP.
¿Cómo elegir el mejor ERP y proveedor?
Probablemente a estas alturas ya tengas tu correo electrónico y tu teléfono lleno de propuestas y mensajes de proveedores de software ERP, así que este es el momento de comenzar a programar llamadas telefónicas, entrevistas presenciales o demostraciones en línea con los representantes de ventas y expertos en productos de los proveedores que cumplan con los criterios previamente establecidos.
Obtén una primera impresión sobre cada empresa e intenta tomar nota de las diferencias entre los proveedores con los que conversas.
Limita la lista a dos o tres candidatos de proveedor a los que te gustaría seguir evaluando verificando cuidadosamente la experiencia, la reputación y las características del paquete ERP, el soporte de implementación y cualquier otro detalle que los proveedores den por adelantado.
Antes de hacer la preselección, solicita a los candidatos que demuestren la funcionalidad y la capacidad de escalar. Elige una opción de sistema que pueda crecer con tu empresa y para ello, no solamente debes mirar las funcionalidades que necesitas en este momento, sino también las características que pueda necesitar el negocio a largo plazo.
Recuerda que un ERP es una inversión a largo plazo, por lo que la solución debe ser lo suficientemente flexible como para acomodar procesos empresariales en evolución y nuevas iniciativas en tu empresa y que sea lo suficientemente escalable como para incluir usuarios adicionales.
Para terminar con la preselección, comunícate con los proveedores seleccionados y programa llamadas de seguimiento para obtener más información sobre cómo sus productos podrían ser útiles para tu negocio.
Durante las entrevistas, verifica que el sistema o software ERP sea flexible, las personalizaciones exitosas requieren de un amplio conocimiento tanto del sistema ERP como de las necesidades del negocio para comprender cómo personalizar mejor una solución o configurar las muchas funciones disponibles del sistema y hacerlo único.
Este es el momento para despejar dudas y aclarar las preocupaciones o limitaciones del sistema que estés considerando, asegúrate de que el proveedor cuente con un equipo de desarrolladores y expertos en integración con historial y experiencia comprobada.
Además, en este paso también es importante dejar claro el presupuesto y qué es lo que incluye. Recuerda que los paquetes ERP se venden como suites, pero esto no significa que tu negocio tiene que comprarlo de esa manera, también pueden comprarse módulos separados más adelante a medida que la propia empresa los requiera e integrarse luego con ayuda del partner experto. Prepara preguntas específicas que quisieras que cada proveedor responda durante las llamadas o entrevistas de seguimiento.
Es necesario que durante este paso estén involucrados todos los representantes de los distintos departamentos de tu empresa. El hecho de que cada área del negocio pueda ver una demostración del sistema antes de comprarlo formalmente es ideal para recibir sus comentarios, puntos de dolor y preocupaciones.
Asegúrate de que todos estén de acuerdo en que los proveedores son capaces de hacer lo que prometen e insiste en ver el ERP trabajando en tiempo real.
¿Quieres asegurarte de elegir el ERP más adecuado para tu empresa? Agenda una consultoría gratuita con nuestros especialistas o solicita una demo personalizada. Te ayudaremos a evaluar tus necesidades, comparar opciones y tomar la mejor decisión para impulsar tu transformación digital. Nos especializamos en la implementación de SAP B1 en Monterrey, Ciudad de México, Guadalajara y el resto del país. Nos especializamos en la implementación de SAP B1 en Monterrey, Ciudad de México, Guadalajara y el resto del país.
Julio Castro | Director General Corponet | SAP Business One®
