Si estás a punto de empezar la implementación de un sistema ERP en tu negocio con la visión de crear una estrategia competitiva mucho más sólida a través de la estandarización de los procesos, del aprovechamiento de la información y tener controles más específicos, es importante que antes de poner el sistema en marcha tomes en cuenta ciertas consideraciones para que la inversión realizada aporte el valor deseado y puedas tener la certeza de que el ERP va a tener el desempeño esperado.
En este post hemos reunido todo lo que debes conocer y considerar al momento de implementar un sistema ERP desde cero.
Este material puede ser muy útil para guiar durante la implementación a los encargados del proyecto y también, puede ayudar al resto de usuarios a despejar dudas sobre los beneficios y objetivos del sistema dentro de la empresa.
La implementación de un sistema ERP es un paso muy grande para la gestión de negocios de distintas industrias y tamaños, porque supone un cambio tecnológico bastante importante para todos los miembros y procesos de la empresa.
La puesta en marcha de un ERP es un cambio que si bien, puede causar mucha desconfianza y nervios al principio pero tan pronto el sistema empieza a funcionar, todos pueden beneficiarse de un ERP adaptado a sus necesidades y posibilidades que no solo les facilita las actividades del día a día sino que también les ayuda a trabajar de una forma mucho más estratégica e inteligente.
Algunas razones por las que muchos negocios no se atreven a empezar la implementación de un sistema ERP podrían ser:
Veamos algunos consejos sobre cómo implementar un ERP en tu empresa:
Asegúrate de contar con el compromiso de la directiva del negocio, al ser el eje central de la empresa y tener una visión global su participación es muy valiosa e importante.
Un proyecto de implementación de un sistema ERP consta de varias etapas, cada una con su importancia individual, no obstante, al final se crea una sinergia entre todas para lograr los objetivos que se fijaron para tu empresa.
Las etapas o pasos para implementar un ERP son:
Paso #1: Planeación del proyecto ERP
En este primer paso se presenta el equipo de trabajo de la empresa al consultor que llevará a cabo la implementación, se establece un cronograma de actividades, se arma una bitácora de compromisos y se preparan los formatos de cada uno de los procesos así como los datos maestros iniciales que se registrarán en al sistema.
Paso #2: Análisis del proyecto
Durante esta fase se definen los alcances específicos del proyecto y se elaboran diagramas de flujo de tus procesos y procedimientos para cada área operativa.
Paso #3: Diseño del proyecto ERP
En esta etapa de la implementación de ERP se realiza la configuración de la solución de acuerdo a los procesos, procedimientos y requerimientos que en la etapa anterior se definieron.
Paso #4: Pruebas del proyecto ERP
Este paso es el momento en el que el equipo valida si el proyecto va de acuerdo a lo definido en el análisis y planeación. Esto se logra realizando escenarios de las operaciones reales de la empresa en situaciones que recreen las circunstancias del día a día.
Paso #5: Capacitación para utilizar el sistema ERP
Una vez realizadas las pruebas y mejoras, se procede a capacitar a todos los usuarios finales, aquí es importante la motivación y participación de todos los involucrados ya que es cuando van a tener la experiencia real con el ERP y sobre todo se prepararán para dominar el uso de la solución.
Paso #6: La liberación del proyecto
La etapa de liberación es la salida en vivo del sistema para que el personal pueda hacer uso de la herramienta en su totalidad con el apoyo del proveedor.
Los sistemas ERP se implementan con los métodos estandarizados para automatizar algunos de los pasos de un proceso industrial. Normalizando estos procesos y usando solo un sistema integrado de gestión, tu negocio puede ahorrar tiempo, incrementar la productividad y reducir aquellos procesos que representan un “dolor de cabeza” para todos.
Los negocios que deciden implementar un ERP no siempre disponen de mucho tiempo para hacerlo pero es importante entender que un proceso tan importante como este no puede llevarse a cabo en 2 o 3 días.
Muchas veces los proveedores de ERP afirman que el tiempo de implementación tiene un promedio de 3 a 6 meses. Es importante tomar este tiempo como un promedio y no como una única verdad. A veces, los proyectos de implementación presentan imprevistos que pueden alargar el proyecto.
Sin embargo, los cambios impulsados por el Internet han reducido de una forma importante el tiempo que se necesita para poner en marcha los módulos del ERP. Estas implementaciones más rápidas son posibles con los software ERP en la nube porque no necesitan implementarse de forma tradicional. Al ser un sistema 100% en la nube los tiempos y recursos necesarios disminuyen considerablemente.
Implementar un sistema ERP en tu empresa representa un gran beneficio porque:
Permite integrar toda la información financiera de tu empresa en un solo sistema.
En Corponet te invitamos a considerar la implementación de un sistema ERP para tu negocio, en este post te enseñamos más detalles sobre cada una de las etapas que debes llevar a cabo antes de poner el sistema en marcha, así como también algunos consejos para trabajar de forma organizada con el partner para este proyecto.