¿Está tu pequeña o mediana empresa comenzando con una gestión de proyectos? Muchos líderes de pequeños negocios han caído en el error de pensar que los sistemas ERP son solo para empresas grandes. Este pensamiento les ha llevado a creer que instalar una solución que gestione proyectos solo se podrá hacer cuando se haya alcanzado el tamaño que el ERP impone. Mientras tanto, esta aseveración errónea impacta a corto y largo plazo provocando mayores costos y retraso en las operaciones.
Con un software ERP especializado en proyectos, las empresas medianas como la tuya consiguen ahorrar costos significativamente; en lugar de estar especulando cuál será el alcance y avance de un proyecto, podrás consultarlo rápidamente en la pantalla del sistema. Tan fácil como eso.
Todo ese tiempo que has estado invirtiendo en tareas manuales puedes aprovecharlo en encontrar nuevos clientes, optimizar procesos y gestionar proyectos de forma óptima.
En este post platicaremos un poco sobre cómo funciona un sistema ERP dentro de la gestión de proyectos y algunas razones por las que es conveniente contar con un software de este tipo en tu empresa.
El sistema de planificación de recursos empresariales o Enterprise Resource Planning (ERP) es un software desarrollado para gestionar los principales procesos empresariales. En la gestión de proyectos posibilita la planificación de recursos, costos, estructuras y tiempos de manera efectiva y visualmente amigable.
>> ¿Qué es un Sistema ERP y que beneficios tiene para tu mediana empresa?
Esta herramienta tecnológica requiere un desarrollo mediano por parte de la compañía para su implementación. Esto se debe a que su correcta utilización permite el intercambio de datos con otros sistemas para optimizar los tiempos y las acciones en torno a un proyecto determinado.
Un software de este tipo trabaja para proporcionar una visión general más holística sobre los procesos de la empresa y resulta ideal para aquellos negocios que trabajan en base a proyectos como por ejemplo, una empresa de construcción o un fabricante.
Un sistema ERP proporciona la capacidad necesaria para administrar las tareas de cualquier proyecto dentro de un sistema. Además, dado que tantas funciones diferentes son administradas por un solo sistema, el ERP puede recopilar y analizar datos sobre todos estos procesos. Esto permite a los usuarios realizar un seguimiento de las métricas relacionadas con los costos laborales, la retención de clientes, la rotación de inventario y más.
Una mayor visibilidad de estos indicadores mejora la capacidad de la empresa para planificar proyectos, evaluar el progreso y colaborar.
Cuando una empresa comienza, en sus primeros años si no puede afrontar la compra de un sistema suele hacerlo trabajando con programas básicos de oficina como Microsoft Office, llevando con estos el control de la compañía. Un ejemplo típico son las hojas de cálculo, en las que se cargan datos que incluyen los costos del proceso, márgenes de beneficio esperados, costos de funcionamiento, la mano de obra asignada, el líder de cada proyecto, etc.
>> Los Sistemas ERP vs las Hojas de Cálculos
Estos datos son valiosísimos al momento de implementar una solución para gestión de proyectos, porque se puede exportar, de modo que no será necesario que el usuario los vuelva a ingresar manualmente.
Un sistema ERP permite al usuario importar a la base de los datos contenidos en estas hojas, disminuyendo así el tiempo de implementación y evitando errores que se competerían al tener que transcribir manualmente una y otra vez.
Esta ventaja representa un aumento importante en la productividad, ¿y quién no quiere hacer más en menos tiempo?
En las pequeñas y medianas empresas, a menudo las funciones de gerente, planificador y vendedor son realizadas por el propietario; en esos casos es especialmente importante la automatización que provee un programa ERP. Ésta persona puede invertir gran parte de su tiempo averiguando el estado de cada proyecto si no cuenta con un sistema que le brinde la información que necesita. Si a ello agregamos las habituales interrupciones, es inevitable el que el proceso de toma de decisiones se retrase, y sin uno para cuando podamos atenderlos estaremos basándonos en datos con horas o días de atraso.
El tener una visualización del proyecto y del estado de las tareas en tiempo real y en cualquier momento, permite al responsable realizar los ajustes necesarios para que los procesos sigan desarrollándose sin problemas.
El estado del proyecto se visualiza en el sistema en cualquier momento del día y, hasta desde un ordenador en casa conectado al software ERP a través Internet, es decir desde el lugar en que nos encontremos.
Otra de las razones por las que un sistema ERP es la mejor opción para ser tu software de gestión de proyectos es porque es una solución capaz de crecer al mismo tiempo que la empresa. El hecho de que un sistema ERP sea escalable da como resultado grandes beneficios para una pequeña empresa, ya que solo tendrás que adquirir los módulos necesarios para realizar las tareas actuales y luego poco a poco ampliar el sistema con nuevas licencias para más usuarios o herramientas complementarias en función de la evolución de las necesarias del negocio.
Utilizar un ERP como software de gestión de proyectos desde el principio ayuda y acelera el crecimiento de la empresa evitando grandes complicaciones que se ven reflejadas en implementaciones en empresas grandes cuando sus procesos son muy extensos, hay muchos datos que transferir o no se ha llevado un control adecuado.
Cuando una empresa trabaja en proyectos, es normal que comparta la información del avance del proceso con todos los involucrados. Por suerte, un software ERP favorece el intercambio de información, incluso con los clientes. Este sistema es capaz de imprimir o compartir reportes definidos que son compatibles con otras herramientas utilizadas comúnmente como Microsoft Excel o Microsoft Project.
Otra de las razones por las que resulta conveniente utilizar un sistema ERP en la gestión de proyectos es porque es una tecnología que presenta módulos diseñados de forma coherente e intuitiva, esto facilita el uso de la información y de sus propias funcionalidades en sí.
Además, la automatización de ciertos procesos que, de otra manera, podrían tomar más tiempo es un beneficio relevante, ya que los proyectos generalmente tienen ciclos de vida delimitados y cumplir con este plazo de forma manual o con sistemas poco amigables podría poner cuesta arriba el éxito del mismo.
Al trabajar con proyectos, en la gran mayoría de las empresas pequeñas y medianas, comúnmente comienzan con una estimación o una oferta. Esta muchas veces es creada por los empleados con más experiencia.
Este es un coste que las empresas no deberían de admitir; si el proceso de estimación fuese más simple y eficiente, los responsables invertirían más de su tiempo en actividades que generen mayores resultados ya que evidentemente, no todas las propuestas se convierten en pedidos.
Con un software ERP las pequeñas y medianas empresas pueden hacer estimaciones y ofertas en base al historial de datos. Un proyecto a menudo puede ser similar a otro proyecto anterior. Con un ERP se puede usar como plantilla el historial de un proyecto rentable, que además de mejorar el proceso de estimación, también garantizará la exactitud de la oferta y la carencia de errores.
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Julio Castro - Director General | Corponet SAP Business One México