Una correcta administración del proceso de compras puede hacer la diferencia entre el éxito y el fracaso de cualquier empresa. Este es uno de los procesos más importantes a lo largo de la cadena de suministros de una organización, ya que si un departamento de compras no es capaz de adquirir de manera eficiente los insumos que la organización necesita para alcanzar los objetivos, tampoco será capaz de ofrecer un servicio eficaz y oportuno a los clientes.
Por otro lado, garantizar la eficiencia del proceso de compras generará una reacción positiva en cadena que se traduce en ahorros de tiempo, dinero y mejores resultados en todos los ámbitos. Así como también la disminución de posibles errores, como por ejemplo la ausencia de información y la falta de comunicación entre los distintos departamentos involucrados.
¿Cómo puedes mejorar el proceso de compras en tu organización? La respuesta depende de cada empresa, sin embargo, existen algunas prácticas exitosas que están adoptando las principales compañías del mundo y que les han dado excelentes resultados; en este artículo te explicamos cuáles son las mejores.
Cuando se trata de procesos de compra, cualquier cosa que puedas hacer para reducir la carga de trabajo es una forma de mejorar la eficiencia.
Es indispensable que el departamento de compras y aprovisionamiento cuente con una visión total de los procesos que conforman el ciclo de compras, las áreas de oportunidades y los indicadores clave para tomar decisiones más acertadas.
Una vez definidos estos procesos, es posible conocer de qué forma se pueden optimizar y aplicar estrategias para mejorar el rendimiento y lograr una gestión exitosa.
La búsqueda de proveedores es otro proceso que puede requerir de mucho tiempo y esfuerzo por parte del equipo de compras. Por suerte, existen muchas herramientas ideales como un software ERP para automatizar el proceso y reunir de manera eficiente todos los datos referentes a cada proveedor por medio de un historial de compras ordenado por fechas, precios o cualquier otra categoría.
Mediante la optimización de esta parte del proceso de compra e integración con todas las funciones empresariales, puedes asegurarte de que con un solo clic podrás encontrar toda la información que necesitas sin tener que perder el tiempo.
Asimismo, un sistema ERP te permite realizar otras funciones importantes como la elaboración de órdenes de compra, facturación de cuentas por pagar, notas de crédito, generación de pedidos en múltiples divisas y más.
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El uso de los dispositivos móviles ha influenciado en gran medida en las prácticas de los negocios y los procesos de compra no son la excepción. Es importante que todos los involucrados en la cadena de suministro estén bien informados sobre cada parte del proceso.
Mediante las aplicaciones móviles, todos los empleados están al día con lo que está ocurriendo en la organización con los socios, proveedores y clientes. Esto permite tomar decisiones rápidas y asertivas.
Esta práctica puede parecer muy obvia, sin embargo, es necesario recordar que es mantener la comunicación en todos los niveles organizativos es indispensable para mejorar todos los procesos, incluyendo las compras.
Si tus colaboradores participan activamente en la toma de decisiones y tienen acceso a los documentos escritos que explican exactamente cómo funcionan los procesos dentro de la organización, las posibilidades de confusión y pérdida de tiempo se disminuyen al mínimo.
Solicitar la opinión acerca de las estrategias utilizadas en los procesos de compras en diferentes áreas, como finanzas, contabilidad, operaciones, mantenimiento, seguridad o medioambiente pueden ayudar a mejorar la calidad de las operaciones y contribuir al éxito de la organización.
Muchas organizaciones establecen acuerdos formales a largo plazo con las empresas que les proveen la materia prima que requieren para ofrecer sus servicios y satisfacer a sus clientes.
El objetivo de estas alianzas es crear una relación ganar-ganar entre el comprador y el vendedor, y trabajar en conjunto para mejorar la comunicación, disminuir las fallas e innovar para mejorar la cadena de suministro.
Una práctica que puede marcar la diferencia a la hora de evaluar los resultados del proceso de compras es la correcta planeación y determinación de los aspectos necesarios antes de elaborar un pedido.
No tomar en cuenta los tiempos de entrega o no evaluar distintos presupuestos antes de hacer un pedido puede traer problemas por una administración de inventarios deficiente que generar incumplimiento con los clientes.
Por lo tanto, es indispensable mantener un orden y un planning que incluya además la cantidad correcta de materia prima o los servicios puntuales que la organización necesita para evitar hacer compras innecesarias y elevar los costos del inventario.
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Un asistente de planificación como el que incluye SAP Business One es la herramienta ideal para ayudarte a estimar las necesidades y hacer tu proceso de comprar mucho más ágil, que es algo que te puede dar una ventaja competitiva.
Con estas prácticas es posible promover un proceso de compras más estructurado, adecuado y eficiente para obtener mejores resultados y así mejorar sustancialmente los márgenes de ganancia.
El ERP SAP Business One te permite llevar a cabo una gestión exitosa de tu departamento de compras y abastecimiento para contar con una visión completa de los procesos de compra, de las áreas de oportunidad y de los indicadores clave que te permitirán tomar decisiones de negocio más acertadas.
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Julio Castro | Director General CorpoNet | SAP Business One México