En el mundo empresarial, las tecnologías de información juegan un papel muy importante en la competitividad de las compañías, es por esto que cada vez son más las empresas que buscan soluciones tecnológicas que les ayuden a ejecutar sus procesos de la manera más eficiente para poder ocupar un lugar importante en el mercado. Al encontrarse con las diferentes opciones disponibles, se encuentran frente a un dilema: ¿requiero un ERP o sistema administrativo para alcanzar mis metas de negocio?
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Entre estas dos herramientas existen diferencias notables y es importante conocerlas para poder tomar una decisión informada y efectuar cambios que contribuyan al crecimiento de tu empresa.
Un software o sistema ERP (Enterprise Resourcing Planning) es un programa de gestión de negocios que integra totalmente las operaciones e información de todas las áreas operativas y administrativas de una empresa, automatiza los procesos de negocio y permite controlar y asignar recursos a las actividades que realmente generan valor para tu negocio.
En un solo sistema podemos obtener que todas las partes de la empresa estén interrelacionadas de manera natural, evitando re-capturas y re-procesos en la operación diaria, logrando altos nivel de productividad. Un ERP debe de incluir Planeación de la Producción, Compras, Control de Inventarios, Ventas, CRM, Bancos, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Contabilidad General, Reportes Financieros y Operativos, entre otros.
Algunos de las principales compañías ERP a nivel mundial son: SAP y Oracle.
Un sistema administrativo o contable es un paquete de programas informáticos enfocado en las áreas operativas, financiera, administrativas de la empresa que cumplen con la función específica que un departamento o área de la empresa demanda, como lo es facturar, cobrar o llevar contabilidad. Estos sistemas fueron desarrollados de manera modular, operando cada uno de ellos de manera independiente, y por lo general han sido desarrollados para un país en especifico. En el mecado mexicano podemos encontrar las siguientes marcas: Aspel, Contpaq, Nomipaq, Microsip, SAI, COI, entre otros.
Para poder evaluar y elegir de la mejor manera será de mucha utilidad saber qué nos ofrecer cada una de estas alternativas.
Un software ERP al tratarse de un sistema totalmente integrado nos ofrece:
Información en una única fuente de datos, contempla todas las áreas y procesos de la empresa.
Simplificación del flujo de información entre los distintos departamentos de la empresa y la posibilidad de establecer controles y notificaciones en tiempo real.
Operación más eficiente al eliminar el re-trabajo y re-captura de datos, bajando la carga administrativa de la empresa.
Información confiable y en tiempo real para la toma de decisiones.
Una herramienta útil para planeación a futuro de la empresa, planeación de la producción, compras, pagos, inventarios, entre otros.
Tener reportes de estados financieros en línea en cualquier momento.
Fabricantes de ERP internacionales con mejores prácticas de negocio.
Personalización y adecuación del sistema de acuerdo a la industria o tamaño de empresa.
Por otro lado, el sistema administrativo nos ofrece:
Llevar el registro contable de la empresa en cuanto a: ingresos, egresos, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, facturación.
Cumplir las operaciones de nuestro día a día. Facturar, Comprar, Cobra, Pagar con reportes operativos.
Revisar los resultados de las distintas áreas en cada módulo correspondiente, al no ser centralizada la base, la información deberá ser exportada.
Tener reportes de estados financieros al cierre del ejercicio que corresponda.
Fabricante local, normalmente cubre una región de un país.
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ERP |
Sistema administrativo |
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Información integrada de todas las áreas de tu empresa en un solo sistema. |
La información está dividida en distintos módulos independientes cada una con su base de datos. |
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Promueve la optimización de procesos de negocio |
Busca cumplir con una tarea o función específica de tipo transaccional. |
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Información confiable y en tiempo real para la toma de decisiones. |
Es necesario obtener la información de cada módulo y reunirla para obtener reportes. |
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Capacidad de ajuste y configuración a tus procesos de negocio de acuerdo a las necesidades de tu empresa. |
No hay manera de configurar el sistema para personalización, de la manera en que viene el paquete es como se utiliza. |
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Flujo de información complementaria entre cada uno de los departamentos de la compañía. |
Información independiente para cada módulo sin comunicación entre los departamentos. |
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Cubre globalmente todas las áreas de la empresa desde la operación hasta la Contabilidad. |
Se enfoca en las áreas especificas del negocio y tareas como facturación, compras, contabilidad, administración. |
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Mayor eficiencia operacional al contar con una mejor gestión de la información |
Sirve como herramienta de captura de la información. |
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Obtener un mejor seguimiento a oportunidades de venta y clientes. |
Generalmente Carece de módulos que apoyen a las operaciones del día a día. |
Otro punto importante es que la información que se genera a través de estas soluciones es de suma importancia para poder tomar las decisiones correctas en las empresas, por lo que es crucial conocer cómo guarda y reporta la información cada una de ellas. En el caso de los ERPs, la información se almacena en una sola base de datos robusta y segura como Microsoft SQL o SAP Hana.
Por último, ¿por qué es tan difícil de entender que son herramientas distintas a pesar de tener características tan distintas? La principal razón es que ambos términos de las soluciones, software ERP y Sistema Administrativo, son utilizados indistintamente tanto por los fabricantes de estas soluciones como por los clientes y usuarios de los mismos, lo cual genera confusiones sobre el verdadero significado de cada uno.
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Julio Castro | Director General CorpoNet | SAP Business One México
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