Administrar un negocio puede ser bastante complicado. Diferentes departamentos con diferentes procesos, software y sistemas. ¿No te gustaría que hubiera una forma menos difícil y más eficiente de administrar tu empresa? Entonces, ¿Qué detiene a tu empresa de tener un ERP?
Un sistema ERP puede resolver todos los problemas de gestión y automatizar todos los procesos de tu compañía, como la fabricación, el suministro, el almacén, la contabilidad o los recursos humanos.
En este post compartiremos algunas de las razones por las que algunos líderes de pequeños y medianos negocios aún ponen freno a la implementación de software ERP; y por supuesto, aclararemos porque todas estas excusas deben ser descartadas hoy mismo si quieres que tu negocio comience a estar en otro nivel de crecimiento y productividad.
Un software ERP para empresas es un sistema o plataforma que integra todos los datos y procesos de un negocio en un solo lugar, si un líder o colaborador desea echar un vistazo a los recursos humanos, la contabilidad o las ventas, solo necesitara acceder a un sistema en lugar de tres. Esto significa que todos los empleados, independientemente del departamento al que pertenezcan, podrán acceder a la misma información en todo momento y ya no tendrán que volver a ingresar datos en programas independientes o específicos, porque todas las bases de datos ya se habrán vinculado.
En un principio los software ERP fueron implementados únicamente en grandes empresas, sin embargo, hoy en día son muchas las pequeñas y medianas compañías que apuestan por un modelo de trabajo que las impulse a crecer y les permita llegar a niveles más competitivos.
Sin embargo, aún vemos con mucha frecuencia como algunos líderes afirman que sus negocios no necesitan la ayuda de un software ERP y ponen excusas como por ejemplo, que es muy complicado de utilizar, que es un sistema hecho únicamente para empresas grandes o que es una tecnología muy cara.
Aun cuando cada empresa es única y tiene necesidades muy específicas, la implementación de un software ERP es beneficiosa por muchos motivos. Veamos algunas creencias o razones por las que muchos negocios se detienen de tener un ERP.
Tómate un segundo para pensar cuánto tiempo le toma a cada colaborador de tu negocio rastrear, grabar y descargar datos todos los días. ¿Utilizas un programa para gestionar las cuentas por cobrar, otro para inventarios y uno distinto para manejar los pedidos de los clientes?
Según un informe realizado por el Instituto Global McKinsey, los trabajadores gastan aproximadamente el 28% de la semana laboral en la administración del correo electrónico. Además, pierden el 20% de su tiempo buscando información interna y buscando la ayuda de sus colegas para otras tareas.
Puede que en un principio administrar todos los procesos de forma independiente pueda ayudar a que todo se mantenga controlado. Sin embargo, es importante considerar que con un software ERP tus colaboradores cuentan con una base de datos en la que pueden registrar, controlar y procesar la información de tu compañía de forma precisa y en tiempo real, que luego pueden compartir entre los distintos departamentos, lo que permite no solamente mantener buenos resultados a nivel general, sino también ganar tiempo y optimizar los servicios.
Cuando utilizas un software para cada proceso, corres el riesgo de retrasar los procesos de la compañía y esto puede causar un efecto dominó que a la larga podría traer consecuencias negativas en los resultados.
¿Alguna vez has pensado cuanto tiempo le toma a tus empleados averiguar cuál es el promedio de ventas mensual de tu empresa? ¿Cuántas horas pasan frente al monitor preparando informes y presentaciones de resultados?
Dado que un ERP registra y almacena todos los datos que ingresan los usuarios, es una excelente herramienta de inteligencia empresarial. Un software ERP hace que tu empresa sea capaz de generar varios informes de manera más fácil y rápida. Los informes que pueden llevar días de investigación y recopilación con un ERP toman solo unos minutos.
La mayoría de los sistemas ERP proporcionan un panel personalizable para que los ejecutivos puedan ver los informes cuando inician sesión por primera vez en el sistema.
La mejor parte es que estos informes pueden incluir todo, desde declaraciones de ingresos y gastos hasta KPI personalizados que ofrecen información sobre ciertas funciones.
La capacidad de tener acceso a todos estos datos permite a tu negocio tomar mejores decisiones rápidamente y asegurar la seguridad de estos datos, ya que los informes generalmente vienen con niveles de acceso, lo que garantiza que solo el personal relevante podrá ver datos valiosos de la compañía.
Otra de las razones más conocidas por las que muchos líderes se niegan a implementar un software ERP en sus negocios es porque consideran que sus negocios son demasiado pequeños como para necesitar la ayuda de un sistema de este tipo.
Si bien es cierto que las grandes empresas utilizan ERP para gestionar todos sus procesos pero hoy en día, las pequeñas y medianas empresas en crecimiento pueden contar con un sistema de gestión empresarial desde su primer día de vida.
Si los objetivos de tu empresa están orientados a su crecimiento, ¿Por qué aferrarte a los procesos manuales y los anticuados y robustos sistemas independientes?
Implementar un ERP puede ayudar a anticiparte al crecimiento de tu empresa y ahorrar mucho dinero y tiempo.
Además, los ERP que ofrecen los proveedores como SAP Business One® están hechos para adaptarse a las necesidades actuales de tu empresa al tiempo que brinda la posibilidad de ampliar las funcionalidades y agregar nuevas aplicaciones de forma fácil y rápida, sin necesidad de realizar costosas inversiones en el futuro.
Implementar un ERP es una inversión que en primer momento puede parecer costosa pero cuando se consideran todos los beneficios a largo plazo lo más seguro es que estos superen los gastos de implementación.
La nube ofrece una flexibilidad única en términos de inversiones en pequeñas empresas, particularmente para pequeños equipos de IT. Los estudios también han demostrado que la mayoría del 22% de las empresas que optan por soluciones ERP basadas en la nube aprecian los ahorros de costos como resultado.
Además, hoy en día existen sistemas ERP para empresas en crecimiento como SAP Business One ® que brinda la oportunidad de lograr una alineación estratégica, un rendimiento predecible y una toma de decisiones segura con la ayuda de sus partners o socios SAP® en todo el mundo.
A pesar de que SAP es el proveedor de software empresarial más grande e importante, SAP Business One es inmejorable en precio y puede implementarse muy rápidamente para mantener los costos al mínimo.
Sabemos que cada empresa es única y tiene necesidades muy específicas pero la realidad es que ninguna empresa es demasiado compleja como para no necesitar un ERP. De hecho, un software ERP puede ayudar a facilitar muchos de los procesos que gracias a la flexibilidad y funcionalidades que ofrece.
Un ERP permite integrar las operaciones y automatizar todas las funciones de manera rápida y fácil, haciendo que los procesos que antes parecían demasiado complejos se conviertan en sencillos. Además, los sistemas ERP de ahora son más completos y cubren todas las funciones que una empresa puede tener y no solo específicos de los procesos administrativos.
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Julio Castro | Director General CorpoNet | SAP Business One®