La adquisición de un ERP o Sistema Administrativo Integral es una inversión importante a largo plazo, la cual a través de la estandarización y automatización de las operaciones y procesos de la empresa la lleva a ser más rentable y competitiva, a la par que nos permite contar con la información necesaria para tomar mejores decisiones de negocio.
Después de haber realizado una evaluación de las distintas soluciones que existen en el mercado, y encontrado la que consideras que se adapta mejor a tus necesidades, es momento de solicitar a tus proveedores elegidos una propuesta de valor que te puede dar una idea más clara del monto de la inversión y el alcance del proyecto.
Al evaluar la posibilidad de implementar un ERP en tu empresa, debes de tener en cuenta que no se trata únicamente de la compra de un producto, sino de un proyecto estratégico completo.
Cuando el proveedor te entrega una propuesta del monto requerido de inversión basado en el análisis de los procesos de tu empresa, puede realizarla de dos maneras: como una cotización (propuesta económica) o como una propuesta de valor. La diferencia entre ellas es que la primera es un documento informativo en el cual se desglosan los costos del proyecto y las condiciones de pago, y en la segunda además de la información de la inversión cuenta con una descripción detallada del alcance del proyecto, las funcionalidades de la herramienta, la experiencia, diferenciadores y oferta única del proveedor.
La finalidad de las propuestas de valor para el cliente es proporcionar una idea más clara y completa de lo que te ofrece el proveedor para tu proyecto y qué lo hace diferenciarse de los demás.
En CorpoNet queremos apoyarte para que tomes una decisión informada al evaluar una solución tecnológica para llevar a tu empresa a niveles más altos de rentabilidad y productividad. A continuación te comparto los rubros que incluimos en nuestras propuestas de valor:
Información del cliente
Este apartado es la presentación inicial del proyecto, en él se muestra una breve descripción de tu empresa, mencionando giro de negocio y los principales objetivos que se buscan al implementar la solución. Esto con la finalidad de definir el camino que seguirá el proyecto.
Esta sección de la propuesta de valor te ofrece un panorama más amplio acerca de la solución brindándote información que como posible comprador te dará más confianza al tener más certidumbre del producto que vas a adquirir.
Algunos de los datos que debes conocer son:
Historia de la empresa que creó la solución, su solidez y reputación.
Misión para la cual fue diseñada la herramienta, su objetivo principal, sus logros a través del tiempo y posicionamiento en el mercado.
Reconocimientos obtenidos en su industria.
La implementación de un ERP es un proyecto que al llevarse a cabo va a representar un cambio organizacional importante en tu compañía en cuanto a sus procesos y tu equipo de trabajo, por esto es recomendable que conozcas más acerca del proveedor que estás evaluando, no solamente de su oferta de producto o servicio sino como empresa.
Descubre lo que hace diferente al proveedor del resto de las opciones, qué te ofrece como propuesta única de valor para tu compañía y para tu proyecto de implementación.
Funcionalidades de la solución con la descripción de cómo nos ayuda en la empresa
Este apartado de la propuesta es muy significativo pues aunque ya se ha realizado una evaluación de las características de la solución e incluso hayas tenido oportunidad de presenciar una demostración, es muy importante que estén definidas por escrito las necesidades de tu empresa y lo que esta solución ofrece para satisfacerlas. En esta sección generalmente se especifica lo siguiente:
Necesidad concreta de tu empresa.
Solución propuesta por el proveedor.
Funcionalidad de la herramienta que soportará esa solución.
Logros y mejoras esperados al implementarla.
Requerimientos especiales.
La definición del alcance de proyecto consiste en el desarrollo de una descripción detallada de todo lo relacionado con:
Asignación de líderes del proyecto tanto de la empresa como del proveedor.
Entregables principales y sus respectivas fechas compromiso.
Objetivos generales del proyecto.
Al haber definido el alcance del proyecto, un paso importante es conocer las etapas que componen el plan a seguir para la implementación, esto contribuye a tener una visión completa de todo el proceso así como de las responsabilidades y compromisos de cada una de las partes.
El prestigio de una empresa se logra a través de los logros de sus clientes, es por esto que conocer a los clientes que forman parte de la trayectoria del proveedor es muy importante.
Pide a tu proveedor que incluya en el documento un listado de sus clientes principales, las industrias en las que ha trabajado, sus casos de éxito y referencias a las cuales puedas acudir para obtener más información y certeza para tomar una buena decisión de compra.
La inversión que se requiere realizar para la implementación de un ERP o Sistema Administrativo Integral es un factor crucial para tu decisión, por lo tanto es de gran importancia que estén definidos:
Productos, módulos y servicios incluidos
Costos de servicios de implementación / consultoría
Costos de licencias del software
Costos por conceptos soporte adicional a la implementación
Costos de renovación o mantenimiento anual de la licencia
Costos extras que deban ser tomados en cuenta como hardware, conectividad, etc.
Esquemas de adquicisión ya sea compra, renta o financiamiento
Así mismo, es recomendable que en este apartado se detallen las condiciones de pago propuestas en cuanto a montos y fechas.
Contar con una propuesta de valor que te brinde la mayor información posible tanto de la solución como del proveedor es un soporte importante para fundamentar tu elección al momento de adquirir el ERP que te ayudará a maximizar el potencial de tu negocio.
Una demo de SAP Business One es comúnmente la forma más sencilla de entender cómo el mejor sistema ERP para las PyMEs puede beneficiar específicamente a su empresa.
Julio Castro | Director General CorpoNet | SAP Business One México