Adoptar una tecnología como SAP Business One supone una serie de cambios en los procesos que requieren un plan de capacitación para los usuarios del ERP, ya que son ellos quienes van a interactuar día a día con el sistema. De hecho, la capacitación que recibe el personal se refleja en el arranque del sistema, esto puede contribuir a que los usuarios sean autónomos o por el contrario, se convierta en una experiencia mala y desgastante para todos.
La capacitación de usuarios de SAP Business One se ha convertido en una de las partes más importantes del proceso de implementación, si una empresa no toma tiempo necesario para educar a los usuarios puede traer consecuencias graves como por ejemplo: la falta de productividad, la no utilización del sistema, disminución de las posibilidades de éxito y la pérdida de la inversión.
Si te encuentras a punto de implementar el software ERP SAP Business One en tu empresa o estás considerando la idea de hacerlo, a continuación te compartimos los errores que suelen presentarse al momento de planear la capacitación de los colaboradores.
Muchos ejecutivos cometen el error de improvisar con la educación de sus colaboradores y ver la capacitación como una actividad temporal y de corto plazo. Para asegurar el arranque exitoso y el correcto despliegue de la herramienta es importante que junto a tu partner de SAP Business One planifiques un programa de entrenamiento y educación formal para tus usuarios que les permita aprender a disfrutar de todas las funcionalidades del sistema, conocer sus beneficios y cómo su uso impactará en el desempeño individual y colectivo.
Si bien, contar con un plan corporativo y formal de capacitación es muy importante para el éxito del proyecto ERP. Sin embargo, es necesario destacar que a los empleados les agrada aprender entre ellos, por eso siempre que puedas incluye en tu plan de capacitación actividades que fomenten el aprendizaje colaborativo e informal con las que los colaboradores puedan interactuar entre sí, asesorarse, aportar ideas y conocimientos, etc.
El aprendizaje colaborativo e informal permite que los empleados puedan sentirse apoyados, disminuye la resistencia al cambio, permite identificar a aquellos usuarios con debilidades y aquellos con mayor disposición y talento para manejar las nuevas tecnologías, etc.
Otro de los errores que muchas empresas cometen durante la capacitación de usuarios de SAP Business One es apoyarse en un solo método de enseñanza para todos los colaboradores. Es bien sabido que no todas las personas aprenden de la misma manera, por ello es necesario que junto a tu proveedor o partner SAP te preocupes en incluir diferentes métodos de enseñanza como por ejemplo: manuales escritos, videos tutoriales, cursos presenciales, presentaciones, audio guías, guías con preguntas, talleres y simulaciones, etc.
Apoyarte en distintos formatos y métodos al momento de educar a tus colaboradores permitirá que todos puedan aprender a su ritmo, se sientan cómodos y tengan acceso a la información.
Uno de los aspectos más importantes para toda empresa cuando se trata de implementar una tecnología como SAP Business One es considerar la capacitación como un plan a largo plazo; es decir, que la educación de tus colaboradores no sea vista como un plan temporal sino que se fomente o adopte una cultura de aprendizaje y mejora continua.
Tus empleados pueden aprender cosas nuevas todos los días, la educación o capacitación no termina una vez instalado el sistema. SAP Business One es una tecnología que se mantiene en constante innovación, sus nuevas actualizaciones y funcionalidades son las que permiten que las empresas puedan mantenerse al día y sean capaces de asumir los retos de la industria.
Asegúrate que el proveedor o partner de SAP Business One elegido se preocupe por mantener a tus usuarios llenos de conocimiento actualizado y cuente con la infraestructura y personal necesario para ofrecer a tu empresa educación continua y que juntos, sean capaces de estar al día con las actualizaciones para aprovechar al máximo la herramienta.
Otro de los errores que suelen cometer los ejecutivos con respecto a la capacitación de SAP Business One es visualizar la educación del personal como un gasto y no como parte de la inversión.
Por esta razón, muchas empresas terminan recortando el presupuesto asociado al aprendizaje y como consecuencia de ello, no se toman el tiempo necesario para educar o en el mejor de los casos, solo educan a una parte de los colaboradores.
Es importante que como líder de un negocio reconozcas el valor que tiene el hecho de que tus empleados conozcan la herramienta y sepan aprovechar su potencial al máximo ya que esto se verá reflejado a largo plazo en el éxito y cumplimiento de las metas organizacionales.
Evita cometer estos errores al momento de capacitar a tus colaboradores. Recuerda que educar a los usuarios en el uso del ERP es una actividad crucial que sin duda, se verá reflejada en el éxito del proyecto. SAP Business One es un ERP ideal para empresas en crecimiento, por lo que puede ayudar a negocio a planear, operar y administrar como grande.
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Julio Castro | Director General CorpoNet | SAP Business One México