Cada negocio tiene su propio proceso de contabilidad en el que un libro mayor registra todas y cada una de las transacciones de efectivo, tanto la entrada como la salida de efectivo en forma de facturas, cheques, recibos, etc. para mantener todo actualizado.
Al mismo tiempo, el banco en el que el negocio opera sus cuentas comerciales también realiza un seguimiento de cada transacción financiera cuando procesa los cheques, retiros, depósitos, cargos en las columnas de crédito y débito. Seguidamente, el banco envía un extracto bancario que es una lista detallada de todas las transacciones financieras con un saldo bancario actualizado de cada cuenta.
Cuando el negocio recibe su extracto bancario del mes, en condiciones ideales, las transacciones en el extracto deben coincidir con las transacciones en el libro mayor interno de la empresa.
Y este proceso de comparar los registros financieros internos de la empresa con el extracto bancario se denomina Conciliación Bancaria.
¿Tienes problemas para hacer la conciliación bancaria de tu negocio? Aquí te ofrecemos algunos consejos y trucos para ayudarte a ahorrar tiempo en este proceso y hacerlo más eficiente.
Una conciliación bancaria no es más que una comparación entre los registros contables del negocio. Por ello, nuestro primer consejo para preparar conciliaciones bancarias eficientes es tener a mano toda la información y documentación necesaria.
Antes de preparar cualquier análisis bancario, es necesario reunir la mayor cantidad posible de datos; de esta manera, puedes obtener una mejor vista general de las finanzas del negocio.
Además, si los datos no se han registrado antes de empezar el proceso de conciliación, obviamente tendrás que realizar varios intentos para completarla, por lo que inevitablemente aumentará el tiempo requerido.
Entonces, antes de poner en marcha la conciliación bancaria procura reclamar la documentación a las personas adecuadas.
En el caso de que estés procesando de forma manual la conciliación, es necesario tener a mano el estado de cuenta anterior para registrar el saldo de cierre, ya que esto puede ayudar a identificar en caso de que una transacción se haya contabilizado fuera de plazo en los estados de cuenta anteriores.
Otro consejo es conciliar las cuentas con la mayor frecuencia posible, la ayuda de un software ERP con funcionalidades de contabilidad puede ayudar a automatizar los registros y las conciliaciones bancarias periódicas.
Puedes ahorrar tiempo en la conciliación bancaria prestando mucha atención a discrepancias comunes como:
Verificar estos errores comunes prestando mucha atención a las transacciones puede ayudarte a ahorrar mucho tiempo al final y si todo parece estar bien, es posible que te quede mucho tiempo disponible para concentrarte en otros factores.
Si bien no es común, al menos es posible que tu banco haya cometido un error. Por ejemplo, puede que se haya debitado una cantidad incorrecta de la cuenta, o depositar un pago que no corresponde.
Por este motivo, si identificas un error del que no se puede encontrar explicación o sobre el que tienes dudas, consulta con tu banco.
Tal como mencionamos anteriormente, es una buena idea comenzar la conciliación bancaria verificando el saldo de cierre del mes o año anterior y, si es necesario, incluso más atrás.
Esto es sumamente útil para aquellos casos en los que quizás una transacción se haya contabilizado en una fecha anterior a la que se alcanzó el recuento anterior.
De esta forma, si se encuentra un error, no será necesario revisar todo, artículo por artículo; en su lugar, podemos consultar las secciones para averiguar en qué mes se produce la discrepancia.
Cuidar los recursos es una parte primordial para dirigir un negocio. Es común observar como muchos pequeños o medianos negocios que empiezan a experimentar un crecimiento acelerado dejan a un lado los controles y auditorías para ponerse a producir más dinero y esta es precisamente una de las razones por las cuales comienzan a generarse afectaciones en la productividad y sobre todo, en la rentabilidad.
Como ya sabrás, cualquier administración en papel o manual siempre llevará más tiempo y será más propensa a errores que la misma tarea realizada de forma automática. Lo mismo se aplica al proceso de conciliación bancaria. Existen herramientas para automatizar este proceso, o parte de él, para hacerlo más eficiente y controlable.
Por suerte, el sistema ERP Pymes de SAP® Business One permite que los negocios puedan llevar a cabo el proceso de conciliación bancaria directamente desde su plataforma y de una forma sencilla y rápida.
Cuando una empresa lleva a cabo el manejo de bancos con SAP Business One tiene la posibilidad de registrar y contabilizar las cuentas reales, cheques emitidos, depósitos, notas de débito y notas de crédito para determinar y visualizar la disponibilidad bancaria de la empresa de forma automática e incluso, imprimir dicha información.
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Julio Castro - Director General | Corponet SAP Business One México