Después de haber detectado la necesidad de realizar un cambio estratégico en tu empresa soportado por tecnología y haber recorrido el camino de la evaluación de alternativas, has tomado la decisión de implementar un Sistema administrativo integral ERP para optimizar la gestión de tu negocio y así llevarlo a un nivel más alto de productividad, rentabilidad y crecimiento.
La implementación de un ERP es un proyecto complejo que involucra muchos factores como lo son todos los procesos operativos y administrativos de la empresa así como el equipo de trabajo que los lleva a cabo. Algunos beneficios importantes que traerá consigo este nuevo proyecto son:
Optimización de los procesos de negocio.
Establecer controles en la organización.
Mejorar las relaciones con clientes y proveedores.
Soportar los cambios en la estrategia a futuro de la compañía.
Modificaciones en la manera de realizar las tareas, buscando que aporten valor a la empresa.
En CorpoNet tenemos desde el año 2000 ayudando a las PYMES a planear, operar y administrar como GRANDES, es por esto que queremos compartir contigo los siguientes consejos que consideramos, que en base a nuestra experiencia serán de utilidad para llevar de la mejor manera posible tu proyecto de implementación de un ERP.
Es importante que al momento de realizar la adquisición del ERP comiences lo antes posible con la planeación del proyecto y se siga el proceso de la implementación. Puede resultar sencillo posponer el proyecto y seguir apoyándote en tu forma anterior de gestionar la empresa aún contando con la nueva herramienta, ya sea por falta de tiempo o urgencia, resistencia al cambio o por miedo hacia lo desconocido; sin embargo, la única manera en que el ERP empiece a formar parte del día a día de tus colaboradores es precisamente iniciando el proyecto y fomentando su uso, tratando de ir perdiendo el miedo y familiarizándose con los nuevos procesos y formas de trabajo para que puedan percibir los cambios favorables que obtendrán en sus actividades al comenzar a trabajar con el nuevo sistema.
Como se mencionó en el artículo Resistencia al Cambio al Implementar un Sistema Administrativo Integral – ERP es crucial que los directivos desde su posición de liderazgo sepan comunicar a todo su equipo la importancia del proyecto, que puedan reducir la incertidumbre generando confianza, brindándoles información y compartiendo los objetivos, propósitos, alcances y expectativas que se buscan con este cambio. Es importante que se le dé una alta prioridad en lo referente a recursos y tiempo.
Al identificar en cada una de las áreas operativas de tu organización quiénes son los líderes, podrás obtener su visión específica desde su campo de acción y esto te ayudará a encontrar la manera correcta de motivar al resto del equipo de trabajo así como a estimular su participación y buena actitud hacia la transformación de la empresa de la mano de la solución tecnológica y la reingeniería de los procesos.
Parte importante del lanzamiento y puesta en marcha del proyecto es realizar una reunión con todo el personal para que conozcan más a detalle la solución y al proveedor, esto favorecerá a que se sientan parte del proceso desde un inicio y puedan despejar todas sus dudas e inquietudes.
Para los colaboradores será de gran relevancia sentir que el proyecto tiene un orden y una estructura que los ayudará a no sentirse perdidos conforme va avanzando. Otro punto importante a tratar en esta junta es que se comuniquen con claridad los objetivos y se refuerce la idea de que este es un proyecto para beneficio de la empresa en general, estratégico y con visión a futuro.
Un elemento clave para el éxito de tu proyecto de implementación es contar con un equipo de líderes comprometidos con el mismo. Este grupo de profesionales serán quienes tengan el contacto directo con tu proveedor facilitándole la información requerida y siendo responsables de convertirse en un puente que servirá para hacer llegar a él de manera clara y objetiva las necesidades de la empresa para lograr un mejor entendimiento de los requerimientos y por tanto un resultado acorde a lo esperado. Establece con el equipo los primeros compromisos de entregables de información, el canal de comunicación, así como las fechas de inicio y término del proyecto.
Si bien es importante que el equipo de líderes esté comprometido al 100% con el proyecto y entregando resultados esto no es razón para que la Dirección General no esté totalmente involucrada en el proceso, al contrario, es de suma relevancia que se inicie con la implementación lo antes posible y que exista un plan de seguimiento semanal por parte de los directivos en el cual se estén revisando los avances, inconvenientes a resolver y mejoras que se pueden realizar.
Todo esto es de gran utilidad para asegurar que el proyecto se está llevando a cabo con altos niveles de calidad, con los requerimientos necesarios y con la motivación de parte del equipo de trabajo, así podrás asegurarte paso a paso que vas por el camino correcto hacia la meta trazada.
La implementación de un ERP en tu empresa requiere esfuerzo, tiempo y recursos, no siempre va a ser fácil y como todo proyecto de cambio va a haber retos y desafíos que superar; sin embargo, es muy importante que al momento de iniciar no se detenga por ningún obstáculo sino que exista siempre una excelente comunicación y trabajo en equipo con tu proveedor estratégico para solucionar cualquier inconveniente que pueda surgir, que se realicen ajustes de ser necesario y sobre todo que exista compromiso y motivación de todos los involucrados para sacar adelante el proyecto y así finalizar con una implementación exitosa que generará un cambio importante para tu organización.
El reto es que este cambio generado por la adquisición del ERP forme parte de una transformación de tu cultura organizacional ya que luego de su puesta en marcha los procesos y la forma de operar van a cambiar de manera importante y esto contribuirá al crecimiento de la compañía y al cumplimiento de las metas estratégicas, pero para que esto suceda se requiere además de una herramienta acorde a tus necesidades, un equipo de trabajo motivado, comprometido y capacitado.
Te compartimos nuestro Ebook "Arranque exitoso de tu proyecto ERP" con algunos consejos para que el lanzamiento de tu ERP y el inicio de uso por parte de tu personal se lleve a cabo lo mejor posible y lo aproveches al máximo.
Julio Castro | Director General Corponet